Em qualquer uma das aplicações do Office 2010 (Word, Excel, PowerPoint, Access, Publisher, OneNote e Visio) é possível:

• Modificar os separadores do Friso (Ribbon Bar) pré-definidos, adicionando grupos de ferramentas e botões de comandos;
• Ocultar ou mostrar separadores já existente;
• Criar os seus próprios separadores personalizados, com o nome que desejar, com os botões ou grupos de ferramentas que pretender e escolher se deverá estar disponível apenas para aquele documento específico, ou se para todos os documentos;
• Partilhar os seus separadores com outros utilizadores.

Todas estas novas funcionalidades foram para adaptar as aplicações Office a si, à sua forma de trabalhar, e assim poder aumentar a sua produtividade!

Como aceder a esta funcionalidade?

Ou com um clique do botão do lado direito do rato sobre um dos separadores do Friso e escolher a opção ‘Personalizar o Friso’ (‘Customize the Ribbon’) – Ver o exemplo das imagens abaixo com a captura de ecrã do Excel 2010 na versão pt_PT e do Visio na versão en_US.

Ou através do botão de Opções (Options), disponível na Vista de Bastidores (BackstageView), localizada no separador Ficheiro (File):

Ao seleccionar o botão Opções, aparece a respectiva caixa de diálogo onde pode configurar e personalizar as opções de cada uma das aplicações. Do lado direito tem os separadores verticais (cada uma das aplicações Office tem os seus separadores), mas todas as aplicações têm em comum o separador vertical ‘Personalizar Friso’ (‘Customize Ribbon’).

Como criar um novo separador?

É tão simples como fazer um clique no botão Novo Separador (New Tab) ou, com o botão do lado direito sobre um dos separadores já existentes (ou grupo), seleccionar "’Adicionar Novo Separador’ (‘Add New Tab’).

Nota: Um separador do Friso é por exemplo o separador ‘Base’ (‘Home’), dentro do separador está dividido por grupos de ferramentas, como por exemplo a ‘Área de Transferência’ (‘ClipBoard’), e cada grupo é composto por botões de comando, como por exemplo o ‘Cortar’ (‘Cut’).

Legenda da figura:

1. Exemplo da visualização de um separador na caixa de diálogo de opções para Personalizar o Friso.
2. Exemplo da visualização de um grupo na caixa de diálogo de opções para Personalizar o Friso.
3. Exemplo da visualização de um botão de comando na caixa de diálogo de opções para Personalizar o Friso.
4. Exemplo da criação de um novo separador na caixa de diálogo de opções para Personalizar o Friso.

Como criar um novo grupo?

Basta fazer um clique no botão Novo Grupo (New Group) ou, com o botão do lado direito sobre um dos separadores já existentes (ou grupo), seleccionar ’Adicionar Novo Grupo’ (‘Add New Group).

Como mudar o nome do separador ou grupo?

Quando se cria um novo separador ou grupo, não fica com um nome personalizado:

Para personalisar o nome seleccionar o separador (ou grupo) e com um clique no botão Mudar o Nome (Rename) ou, com o botão do lado direito sobre um dos separadores já existentes (ou grupo), seleccionar ’Mudar Nome’ (‘Rename’)…

… e escreva o nome que pretende para o seu separador:

E o nome que pretente para o seu novo grupo (ou escolha um símbolo).

Como adicionar comandos ao separador (ou grupo)?

1. Seleccione o separador ou grupo onde pretende adicionar o comando.
2. Utilize a combobox para optar quais os comandos, separadores ou grupos a seleccionar.
3. Seleccione o comando que pretende adicionar.
4. Clique no botão ‘Adicionar’ (‘Add’).
5. Se necessitar organizar a ordem do comando, utilize os botões das setas para cima e para baixo, na direcção pretendida.

E aparecerá um novo comando:

Depois de criar vários grupos e adicionar vários comandos, seleccionar o botão OK.

Exemplo de um novo separador personalizado:

Mostrar ou Ocultar um separador:

Para ocultar um separador é apenas necessário retirar a selecção da respectiva caixa de validação (com um clique).

Para mostrar um separador, como por exemplo o de Programador (Developer), que por predefinição não vem visível, é apenas necessário seleccionar a respectiva caixa de validação (com um clique)

No final, seleccionar o botão OK.

Remover um separador:

Se desejar remover definitivamente um separador que criou pode seleccioná-lo e com o botão do lado direito ‘Remover’ (‘Remove’).

Por fim seleccionar o botão OK.

Agora divirta-se a personalizar o seu Friso do seu jeito!

Obrigada por assistir!

O Marcelo Thalenberg, MVP em Outlook, fez um excelente trabalho e criou um calendário em Outlook com todos os jogos do Brasil e Portugal da Copa do Mundo 2010 e ainda actualiza online os resultados de todos os jogos. As agendas da copa para Outlook estão em www.agendeja.com.br e em www.outlook-experts.com.br.

Encontrei também uma tabela em Excel da copa do mundo, não foi desenvolvida por mim, as horas dos jogos estão no horário de Brasília (terão acrescentar + 4 horas para o horário de Portugal Continental) e o seu funcionamento é o seguinte: Ao inserir os resultados dos jogos a tabela mostrará do lado direito a classificação de cada selecção. As duas primeiras selecções colocadas de cada grupo classificar-se-ão para as oitavas-de-final e automaticamente aparecerão nos campos da tabela, depois de inserirem os três jogos.Quando os jogos das oitavas-de-final forem realizados, as selecções classificadas aparecerão nas quartas-de-final e segue dessa forma até a grande final. O nome da selecção campeã da copa de 2010, aparecerá logo que o resultado for adicionado no campo da final.

Divirta-se com a Copa do Mundo usando o Outlook e o Excel!

As tabelas dinâmicas permitem fazer resumidamente:

• Analisar elevadas quantidades de dados rapidamente;
• Mostrar somente os detalhes que se quer visualizar (filtrar dados);
• Alterar rapidamente a estrutura de visualização dos dados, ao gosto do utilizador, ou quem irá analisar a informação.

As tabelas dinâmicas já existiam no Excel 2003, mas a nova versão do Excel 2007 tem novas
funcionalidades que não são suportadas pelas versões anteriores ^(*):

• Filtrar rótulos e valores (excepto utilizando um filtro 10 Mais que é suportado).
• Filtrar campos que não estejam no esquema do relatório de Tabela Dinâmica da Lista de Campos da Tabela Dinâmica.
• Ocultar ou mostrar níveis intermédios de hierarquias em origens de dados OLAP (Online Analytical Processing).
• Utilizar filtros manuais e inclusivos (desmarcando a caixa de verificação Incluir novos itens no filtro manual no separador Subtotais e Filtros da caixa de diálogo Definições do Campo).
• Exceder novos limites de Tabelas Dinâmicas, como, por exemplo, o novo limite exclusivo de itens por campo de 1.048.576.

^(*) Fonte: http://office.microsoft.com/pt-pt/excel/HA101672982070

Podemos encontrar as tabelas dinâmicas no separador INSERT (Inserir) da Ribbon Bar, na barra de ferramentas Table (Tabela):

Será provavelmente mais habitual do que gostaríamos, encontrar ficheiros exportados directamente de softwares, com uma série de dados, que não têm praticamente qualquer leitura, como o exemplo abaixo, em que temos dados de facturação, numa coluna um código de artigo, noutra coluna a data, noutra o código de cliente e noutra o seu consumo daquele artigo naquela data.

Esta base de dados tem milhentas linhas e se recebêssemos este ficheiro e nos pedissem para dentro de minutos ter um relatório dos consumos por clientes e artigo, sem conhecer o funcionamento das Tabelas Dinâmicas acharíamos no mínimo uma tarefa muito difícil.

Então como usar as Tabelas Dinâmicas?
Seleccionando o botão Pivot Table aparece uma janela Creat Pivot Table (Criar Tabela Dinâmica). Nessa janela temos que:

1) Seleccionar a tabela onde temos os nossos dados ou ir buscar essa informação a uma base de dados externa ao Excel (por ex. Access ou SQL); 2) Escolher onde ficará a nossa Tabela Dinâmica, se numa nova folha de cálculo, se numa folha já existente.

No nosso exemplo vamos optar por uma tabela do Excel e localizar a nossa Tabela dinâmica numa nova folha de cálculo. Assim que damos um clique no OK na janela, aparecem dois novos separadores da PivotTable Tools, Options (Opções) e Design (Desenho) que nos permitem estruturar e desenhar a nossa tabela dinâmica.

Para estruturar e desenhar a nossa tabela dinâmica, há que seguir alguns passos, sendo a ordem deles indiferente para o resultado final.

1) Escolher a informação que queremos reportar nas linhas – no nosso exemplo nas linhas queremos os códigos dos clientes, então basta arrastar o campo do CLIENTE para o Row Labels (Rótulos de linhas).

2) Escolher a informação que queremos reportar nas colunas – no nosso exemplo nas colunas queremos os códigos dos artigos. Arrastando o campo do COD.ART para o Column Labels (Rótulos de colunas) obtemos o os artigos por colunas.

3) Escolher o campo com os valores que queremos analisar e qual o método de cálculo – no nosso exemplo queremos saber os consumos dos clientes por produto, para isso basta arrastar o campo do CONSUMO para o Values (Valores) e escolher a fórmula para cálculo a soma.

4) Escolher o campo com o filtro do relatório – Este campo é opcional e poderá ser escolhido se houver interesse para o relatório – no nosso exemplo queremos saber por data os consumos dos clientes por produto, para isso basta arrastar o campo da DATA para o Report Filter (Filtro do Relatório).

Após estes passos temos a nossa Tabela Dinâmica criada, podemos agora interagir com a informação criando os critérios de análise que pretendermos, uma vez que todos os campos seleccionados podem ser filtrados (podemos verificar pela seta que aparece no canto de cada um dos campos).

Podemos no exemplo que criámos, filtrar por clientes, artigos ou datas. Na figura em baixo mostra a selecção da tabela apenas por alguns clientes e, dinamicamente, aparecem apenas os códigos de artigos consumidos por aqueles clientes (ocultando todos os restantes) e os totais são ajustados à informação que está a ser visualizada.

Para melhor visualização da informação podemos formatar a nossa tabela dinâmica, como por exemplo nos valores de consumo formatar para moeda.

Se a base de dados que é a origem desta tabela dinâmica for alterada, a nossa Pivot Table será actualizada.

Esta fórmula é um “2 em 1” do Excel, pois faz a soma num intervalo (ou área, em inglês “range”), SE uma determinada condição se realizar.

Se um critério “xpto” for verdadeiro, aquela célula será considerada para a soma.

Pegando no exemplo do artigo Fórmulas Lógicas – AND,

  se quiséssemos apenas somar os consumos do ano 2008 (coluna E), em que estivesses escrito “Aumentou o consumo nos 2 anos” (coluna F). Se fossemos a escrever esta fórmula directamente na célula onde queríamos o resultado desta soma com esse critério, iríamos escrevê-la assim:

=SUMIF(F5:F21; "Aumentou o consumo nos 2 anos"; E5:E21)

Formula SUMIFS:

Esta é uma das muitas fórmulas que só existem no Excel 2007 e que é de muita utilidade.
O “s” já nos indica que é plural, ou seja, se no SUMIF somava quando uma condição se concretizava, agora no SUMIFS só somará se várias condições se concretizarem (também poderá usar apenas 1 condição que funciona).

Se somar quando um critério era verdadeiro já era muito útil (caso do SUMIF), imaginem o que seria podermos fazer muitas combinações de critérios (que todos eles teriam que ser verdadeiros para se somar). Já são “3 em 1” é uma fórmula que é uma Soma (SUM), é um Se (IF), e ainda é um E (AND).

SE um critério “xpto” for verdadeiro, E um critério “ztyp” for verdadeiro, E um critério “qwert” for verdadeiro (…), aquela célula será considerada para a soma.

E podem se colocar até 127 critérios que irá ser avaliado se todos são verdadeiros e só se forem é que somará.

Retornando ao exemplo do clima os artigos anteriores das fórmulas de lógica IF e AND. Se não chover, ou fizer sol ou se não me doer a cabeça, vou à praia. Irei à praia se uma destas condições se concretizarem. Se não chover vou, se fizer sol vou, e se não me doer a cabeça, também vou.

Se “x” OU “y” OU “W” forem verdadeiros, coloca “TRUE”, se não forem, coloca “FALSE”.

Voltando ao exemplo das Comunicações, queremos agora avaliar 2 condições no nosso consumo:

SE “2007 for superior a 2008” OU “2006 superior a 2008 ”:

se for verdadeiro: “O melhor ano não foi 2008”;

se for falso:

SE “2008 for superior a 2007” OU “2006 superior a 2007 ”:

se for verdadeiro: “O melhor ano não foi 2007”;

se for falso: vazio.

Como usei várias fórmulas, umas  “dentro” das outras, tenho uma fórmula com 4 níveis (um nível para cada fórmula). É verificado a primeira condição, se for verdadeira dá o resultado, se for falsa continua para a condição seguinte. Se na 2ª condição for verdadeira dá o resultado, se for falsa continua para a condição seguinte… O Excel 2007 permite 64 níveis nas fórmulas.

Se fossemos a escrever esta fórmula directamente na célula F5, avaliando a linha 5, iríamos escrevê-la assim:

=IF(OR(D5>E5;C5>E5);”O melhor ano não foi 2008“; IF(OR(E5>D5;C5>D5);”O melhor ano não foi 2007“; IF(OR(E5>C5;D5>C5);”O melhor ano não foi 2006“;””)))

A nossa tabela apareceria com o seguinte resultado na coluna F:

Nota: Para além da formula IF e OR foi também usada a formatação condicional, e por isso aparecem cores distintas quando os resultados são diferentes.

Voltando ao exemplo do artigo anterior Fórmulas Lógicas – IF, se não chover, fizer sol e se não me doer a cabeça, vou à praia. Só irei à praia se estas 3 condições se concretizarem.

Se “x” E “y” E “w” forem verdadeiros, a função AND devolve “TRUE”, se não forem, devolve “FALSE” .

Como a fórmula AND dá apenas uma resultado booleano, TRUE ou FALSE, normalmente ela é usada como critério de avaliação dentro de uma fórmula IF.

Voltando ao exemplo das Comunicações do artigo anterior, queremos agora avaliar 2 condições no nosso consumo:

SE “2008 for superior a 2007 E superior a 2006 ”:

se for verdadeiro: “Aumentou o consumo nos 2 anos”;

se for falso: “Não aumentou o consumo nos 2 anos”

Se fossemos a escrever esta fórmula directamente na célula F5, avaliando a linha 5, iríamos escrevê-la assim:

=IF(AND(E5>D5;E5>C5);”Aumentou o consumo nos 2 anos“;”Não aumentou o consumo nos 2 anos“)

Na figura abaixo aparece o resultado da fórmula usada na tabela das Comunicações de 2006 a 2008.

Nota: Para além da formula IF foi também usada a formatação condicional, e por isso aparecem cores distintas quando os resultados são diferentes.

Nesta lógica existe sempre uma condição (E se chover?) e se essa condição se realizar, ou seja, se essa condição for verdadeira realiza-se uma acção (se chover não vou à praia), se essa condição não se realizar, ou seja, se essa condição for falsa, realiza-se uma acção diferente (se não chover vou à praia).

SE “x” for verdadeiro executa “y”, se for falso executa “w”

Sendo “x” a condição, “y” o resultado se essa condição se realizar e “w” o resultado se essa condição não se realizar.

Como usar a fórmula?

Se usarmos o botão Fx, aparecerá a janela com os argumentos da função:

Se escrever a fórmula na célula, ou na barra de fórmulas, aparecerá primeiro a listagens das fórmulas iniciadas por “IF”, e depois de escolhida a fórmula que se quer usar, aparecerão os seus argumentos (Logical_Test; Value_if_true;Value_if_false).

Usando um exemplo prático, numa tabela cujas colunas C, D e E, sejam os anos (respectivamente 2006, 2007 e 2008), e as linhas o tipo de tráfego de telecomunicações, e os seus valores os consumos em minutos, podemos querer saber se de um ano para o outro aumentou o consumo, ou seja:

SE “2008 for superior a 2007”:

se for verdadeiro: “Aumentou o consumo”;

se for falso: “O consumo diminuiu”

Se fossemos a escrever esta fórmula directamente na célula F5, avaliando a linha 5, iríamos escrevê-la assim:

=IF(E5>D5;”Aumentou o consumo“;”O consumo diminuiu“)

Escrito na fórmula a azul está a condição “Se o ano de 2008 for superior a 2007”, a verde o que acontece se a condição se realizar (verdadeiro) e a vermelho se a condição não se realizar (for falsa).

A nossa tabela apareceria com o seguinte resultado na coluna F:

Nota: Para além da formula IF foi também usada a formatação condicional, e por isso aparecem cores distintas quando os resultados são diferentes.

Obtendo o seguintes resultado final:

No final da Auto-Inserção, aparece um novo botão que se seleccionarmos, teremos mais opções de escolha:

Poderemos então optar por: Copiar; Preencher as séries; Preencher apenas com a mesma formatação; Preencher sem formatação; Preencher com os Meses.