Em qualquer uma das aplicações do Office 2010 (Word, Excel, PowerPoint, Access, Publisher, OneNote e Visio) é possível:

• Modificar os separadores do Friso (Ribbon Bar) pré-definidos, adicionando grupos de ferramentas e botões de comandos;
• Ocultar ou mostrar separadores já existente;
• Criar os seus próprios separadores personalizados, com o nome que desejar, com os botões ou grupos de ferramentas que pretender e escolher se deverá estar disponível apenas para aquele documento específico, ou se para todos os documentos;
• Partilhar os seus separadores com outros utilizadores.

Todas estas novas funcionalidades foram para adaptar as aplicações Office a si, à sua forma de trabalhar, e assim poder aumentar a sua produtividade!

Como aceder a esta funcionalidade?

Ou com um clique do botão do lado direito do rato sobre um dos separadores do Friso e escolher a opção ‘Personalizar o Friso’ (‘Customize the Ribbon’) – Ver o exemplo das imagens abaixo com a captura de ecrã do Excel 2010 na versão pt_PT e do Visio na versão en_US.

Ou através do botão de Opções (Options), disponível na Vista de Bastidores (BackstageView), localizada no separador Ficheiro (File):

Ao seleccionar o botão Opções, aparece a respectiva caixa de diálogo onde pode configurar e personalizar as opções de cada uma das aplicações. Do lado direito tem os separadores verticais (cada uma das aplicações Office tem os seus separadores), mas todas as aplicações têm em comum o separador vertical ‘Personalizar Friso’ (‘Customize Ribbon’).

Como criar um novo separador?

É tão simples como fazer um clique no botão Novo Separador (New Tab) ou, com o botão do lado direito sobre um dos separadores já existentes (ou grupo), seleccionar "’Adicionar Novo Separador’ (‘Add New Tab’).

Nota: Um separador do Friso é por exemplo o separador ‘Base’ (‘Home’), dentro do separador está dividido por grupos de ferramentas, como por exemplo a ‘Área de Transferência’ (‘ClipBoard’), e cada grupo é composto por botões de comando, como por exemplo o ‘Cortar’ (‘Cut’).

Legenda da figura:

1. Exemplo da visualização de um separador na caixa de diálogo de opções para Personalizar o Friso.
2. Exemplo da visualização de um grupo na caixa de diálogo de opções para Personalizar o Friso.
3. Exemplo da visualização de um botão de comando na caixa de diálogo de opções para Personalizar o Friso.
4. Exemplo da criação de um novo separador na caixa de diálogo de opções para Personalizar o Friso.

Como criar um novo grupo?

Basta fazer um clique no botão Novo Grupo (New Group) ou, com o botão do lado direito sobre um dos separadores já existentes (ou grupo), seleccionar ’Adicionar Novo Grupo’ (‘Add New Group).

Como mudar o nome do separador ou grupo?

Quando se cria um novo separador ou grupo, não fica com um nome personalizado:

Para personalisar o nome seleccionar o separador (ou grupo) e com um clique no botão Mudar o Nome (Rename) ou, com o botão do lado direito sobre um dos separadores já existentes (ou grupo), seleccionar ’Mudar Nome’ (‘Rename’)…

… e escreva o nome que pretende para o seu separador:

E o nome que pretente para o seu novo grupo (ou escolha um símbolo).

Como adicionar comandos ao separador (ou grupo)?

1. Seleccione o separador ou grupo onde pretende adicionar o comando.
2. Utilize a combobox para optar quais os comandos, separadores ou grupos a seleccionar.
3. Seleccione o comando que pretende adicionar.
4. Clique no botão ‘Adicionar’ (‘Add’).
5. Se necessitar organizar a ordem do comando, utilize os botões das setas para cima e para baixo, na direcção pretendida.

E aparecerá um novo comando:

Depois de criar vários grupos e adicionar vários comandos, seleccionar o botão OK.

Exemplo de um novo separador personalizado:

Mostrar ou Ocultar um separador:

Para ocultar um separador é apenas necessário retirar a selecção da respectiva caixa de validação (com um clique).

Para mostrar um separador, como por exemplo o de Programador (Developer), que por predefinição não vem visível, é apenas necessário seleccionar a respectiva caixa de validação (com um clique)

No final, seleccionar o botão OK.

Remover um separador:

Se desejar remover definitivamente um separador que criou pode seleccioná-lo e com o botão do lado direito ‘Remover’ (‘Remove’).

Por fim seleccionar o botão OK.

Agora divirta-se a personalizar o seu Friso do seu jeito!

O Outlook não vêm com nenhum feriado agendado, por isso o utilizador terá que inserir manualmente o calendário de feriados do seu país e cidade. Como fazê-lo no Outlook 2010 (que já tem a novidade da Ribbon Bar)?

1.º) Seleccione o separador Ficheiro (File) e no painel do lado esquerdo o calendário seleccione Opções (Options):

2.º) Seleccione do painel do lado esquerdo Calendário (Calendar) e nas Opções de Calendários (Calendar Options) seleccione o botão Adicionar Feriados (Add Holidays):

3.º) Seleccione na Caixa de diálogo o país que pretende obter os feriados (neste exemplo Portugal):

4.º) Ao seleccionar OK serão importados os feriados e no final, quando a importação terminar, aparecerá uma mensagem:

5.º) Poderá visualizar no seu calendário os feriados: No Painel do lado esquerdo seleccione o calendário (Calendar) e no lado direito veja os feriados que foram inseridos automaticamente (na figura abaixo está um exemplo para o caso de Dezembro de 2010):

NOTA:

Para quem utiliza versões anteriores ao Outlook 2010, como o Outlook 2007 e o Outlook 2003, o caminho a seguir é: No menu Ferramentas (Tools), fazer um clique em Opções (Options). Seleccionar de seguida as Opções de Calendários (Calendar Options) e seleccione o botão Adicionar Feriados (Add Holidays)

No entanto, como quase tudo o que é automático, é uma informação generalista e poderá ter que ser ajustada. Por exemplo, não existem os feriados da sua cidade, nem dias que a sua empresa lhe dá como sendo feriado (como por exemplo, para algumas empresas, o dia 24 de Dezembro). Aí terá que adicionar um novo Evento para todo o dia (All Day Event).

Aparecerá a caixa de diálogo do evento e aí escreverá no assunto o nome que desejar do feriado e a respectiva data (no exemplo foi o dia 24/12/2010 consoada), e na localização poderá colocar o país, se for um feriado local o nome da cidade… como é personalizado é “ao gosto do freguês”.

NOTA:

Para quem utiliza versões anteriores ao Outlook 2010, como o Outlook 2007 e o Outlook 2003, o caminho a seguir é: Seleccione no painel do lado esquerdo o calendário e depois o menu Acções (Actions) e depois Novo evento para todo o dia (New All Day Event).

Se quiser acrescentar mais calendários ao seu Outllok, partilhá-lo com outros e criar eventos periódicos, consulte também o artigo Calendário do Outlook.

Se o seu interesse é em gerir melhor o seu tempo e tarefa, poderá encontrar algumas informações no artigo Outlook versus Tudumo.

Espero que estas informações lhe tenham sido úteis!

Eu sou fã confessa do Outlook para organizar quer a minha vida profissional, quer a minha vida pessoal. É nele que marco as minhas reuniões, datas para entregar declarações fiscais e laborais, formações e outros afazeres profissionais, mas também as datas de aniversários de familiares e amigos, agendamento de consultas médicas, horários de remédios que tenho que tomar… Assim, tudo o que tiver uma data para ser feito coloco no calendário e o Outlook avisa-me!

Como a maior parte dos smartphones, PDA’s, iPhone e Androide tem sincronismo com o Outlook, sou avisada dos compromissos mesmo que esteja fora do meu posto de trabalho, através do telemóvel e estou descansada, não me vou esquecer de nada.

Como posso criar mais do que um calendário, tenho calendários bem separados para podê-los compartilhar com pessoas diferentes. Por exemplo:

• Tenho um calendário só para a sala de reuniões que todas as pessoas da empresa tem acesso com todas reuniões que se realizam no escritório (evitando assim marcações para a mesma hora naquela sala);
• Tenho um calendário fiscal e laboral que recorda todas as datas de entregas de declarações, que é público e que os leitores do meu blog de finanças podem usar;
• E obviamente tenho o meu calendário pessoal, onde registo os compromissos privados e só está disponível para mim.

Outra vantagem é que posso enviar um compromisso de uma reunião por e-mail, convidar as pessoas que irão participar, e os participantes poderão aceitar ou rejeitar o convite para a reunião, colocar um mapa do local ou outros documentos em anexo, tal como se fosse um e-mail, mas que ficará também registado no calendário e avisará os participantes.

Este assunto é vasto, mas gostaria de deixar aqui algumas dicas:

Criar um novo calendário: Botão do lado direito sobre um calendário.

Partilhar esse calendário: Botão do lado direito sobre um calendário.

Enviar o calendário por e-mail; Partilhar no servidor da rede; Publicar no site Office.com Publicar no servidor WebDAV No ponto 3 e 4 poderá ainda optar se irá disponibilizar todos os detalhes dos compromissos, ou apenas parte deles.

Criar um compromisso: No Office 2010 é na Ribbon Bar no separador Home, escolher New Appointment.

Detalhar alguns os dados do compromisso: Colocar os dados do compromisso e escolher as opções que lhe interessem.

1. Colocar o assunto do compromisso (que seja fácil de identificar);
2. Identificar o local onde se realizará o compromisso (que pode ser físico – um endereço – ou virtual – um site – para por exemplo entregar declarações ou assistir a um webcast);
3. A data e horário que esse compromisso começa e acaba;
4. Mostrar no calendário como: Ocupado, Livre, Fora do Escritório, Tentativa (aparece com uma cor diferente no calendário e facilmente identificável).
5. Escolher quanto tempo antes quer ser alertado a primeira vez. Poderá também associar sons ao seu alerta. Quando é alertado poderá ainda escolher para ser alertado mais tarde, até completar o ser compromisso e fazer poder fazer dismiss.
   
6. Quando os eventos se repetem (diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente) poderá usar a funcionalidade recorrência.
   
7. E pode usar as categorias e associar a esse compromisso uma categoria que pretenda, como no exemplo, permitindo depois filtrar e organizar por categorias.
   

Espero ter demonstrado as vantagens de usar o calendário do seu Outlook para organizar os seus compromisso e que, se ainda não usa, comece a usar!

O Marcelo Thalenberg, MVP em Outlook, fez um excelente trabalho e criou um calendário em Outlook com todos os jogos do Brasil e Portugal da Copa do Mundo 2010 e ainda actualiza online os resultados de todos os jogos. As agendas da copa para Outlook estão em www.agendeja.com.br e em www.outlook-experts.com.br.

Encontrei também uma tabela em Excel da copa do mundo, não foi desenvolvida por mim, as horas dos jogos estão no horário de Brasília (terão acrescentar + 4 horas para o horário de Portugal Continental) e o seu funcionamento é o seguinte: Ao inserir os resultados dos jogos a tabela mostrará do lado direito a classificação de cada selecção. As duas primeiras selecções colocadas de cada grupo classificar-se-ão para as oitavas-de-final e automaticamente aparecerão nos campos da tabela, depois de inserirem os três jogos.Quando os jogos das oitavas-de-final forem realizados, as selecções classificadas aparecerão nas quartas-de-final e segue dessa forma até a grande final. O nome da selecção campeã da copa de 2010, aparecerá logo que o resultado for adicionado no campo da final.

Divirta-se com a Copa do Mundo usando o Outlook e o Excel!