1) Primeiro coloque visível o separador de Programador (Developer):

• Com um clique do botão do lado direito do rato sobre um dos separadores do Friso e escolher a opção ‘Personalizar o Friso’ (‘Customize the Ribbon’);

• Seleccionar a caixa de validação do separador com um clique.
  No final, seleccionar o botão OK.

Nota: Para mais informações sobre Personalizar o Friso, leia este post: http://mariaproiete.com/blogs/office/office/personalisar-friso-customize-ribbon-bar/

2) No Word, abra o documento que pretende que sirva de base para o seu formulário. Aconselho que o grave como um documento modelo.

3) Depois seleccione o separador de Programador (Developer), accione o ‘Modo de Estrutura’ (‘Design Mode’):

4) Adicione controlos de conteúdo aos seu documento, que estão disponíveis no grupo ‘Controlos’ (‘Controls’) do separador Programador:

Por exemplo:

• Um controlo de Texto ‘RTF’ (‘Rich Text’), que permite que os utilizadores introduzam texto: 

• Ou um controlo ‘Selecionador de Data’ (‘DatePicker’), que mostra um calendário ao utilizador para escolher a data:

• Ou uma ‘Caixa de Combinação’ (‘Combo Box’), onde terá uma série de opções para escolher:

Para adicionar itens a escolher nos controlos ‘Caixa de Combinação’ ou da ‘Lista de Pendentes’, é necessário seleccionar o comando das ‘Propriedades’  (‘Properties’) o botão ‘Adicionar’ (‘Add’).

Notas:
- Accione a opção ‘O controlo de conteúdos não pode ser eliminado’ se pretende que os utilizadores editem o conteúdo, mas não apaguem sem querer o controlo, estragando assim o formulário; 
- Não accione a opção ‘Não é possível editar conteúdos’, porque se não os utilizadores não poderão seleccionar nenhum item da lista. Esta caixa de verificação só deve ser accionada quando não se quer que os utilizadores substituam o texto informativo pelos seus próprios dados.

E insira o nome que deseja apresentar e o valor que irá assumir (podem ser o mesmo).

Depois de escolher o tipo de controlos para o seu documento, a Vista de em Modo de Estrutura dos controlos será assim:

Já a vista para o utilizador inserir será assim:

Exemplo de como aparece para o utilizador um campo que utiliza um controlo ‘Seleccionador de Data’:

E um exemplo de como o utilizador visualiza um campo de um controlo ‘Caixa de Validação’ (cujo título foi inserido nas Propriedades do controlo):

Experimente fazer os seus documentos modelo utilizando estes controlos de formúlarios e verá que gasta mais tempo uma vez, mas depois, com a minimização dos erros de introdução dos utilizadores, poupará tempo!

Em qualquer uma das aplicações do Office 2010 (Word, Excel, PowerPoint, Access, Publisher, OneNote e Visio) é possível:

• Modificar os separadores do Friso (Ribbon Bar) pré-definidos, adicionando grupos de ferramentas e botões de comandos;
• Ocultar ou mostrar separadores já existente;
• Criar os seus próprios separadores personalizados, com o nome que desejar, com os botões ou grupos de ferramentas que pretender e escolher se deverá estar disponível apenas para aquele documento específico, ou se para todos os documentos;
• Partilhar os seus separadores com outros utilizadores.

Todas estas novas funcionalidades foram para adaptar as aplicações Office a si, à sua forma de trabalhar, e assim poder aumentar a sua produtividade!

Como aceder a esta funcionalidade?

Ou com um clique do botão do lado direito do rato sobre um dos separadores do Friso e escolher a opção ‘Personalizar o Friso’ (‘Customize the Ribbon’) – Ver o exemplo das imagens abaixo com a captura de ecrã do Excel 2010 na versão pt_PT e do Visio na versão en_US.

Ou através do botão de Opções (Options), disponível na Vista de Bastidores (BackstageView), localizada no separador Ficheiro (File):

Ao seleccionar o botão Opções, aparece a respectiva caixa de diálogo onde pode configurar e personalizar as opções de cada uma das aplicações. Do lado direito tem os separadores verticais (cada uma das aplicações Office tem os seus separadores), mas todas as aplicações têm em comum o separador vertical ‘Personalizar Friso’ (‘Customize Ribbon’).

Como criar um novo separador?

É tão simples como fazer um clique no botão Novo Separador (New Tab) ou, com o botão do lado direito sobre um dos separadores já existentes (ou grupo), seleccionar "’Adicionar Novo Separador’ (‘Add New Tab’).

Nota: Um separador do Friso é por exemplo o separador ‘Base’ (‘Home’), dentro do separador está dividido por grupos de ferramentas, como por exemplo a ‘Área de Transferência’ (‘ClipBoard’), e cada grupo é composto por botões de comando, como por exemplo o ‘Cortar’ (‘Cut’).

Legenda da figura:

1. Exemplo da visualização de um separador na caixa de diálogo de opções para Personalizar o Friso.
2. Exemplo da visualização de um grupo na caixa de diálogo de opções para Personalizar o Friso.
3. Exemplo da visualização de um botão de comando na caixa de diálogo de opções para Personalizar o Friso.
4. Exemplo da criação de um novo separador na caixa de diálogo de opções para Personalizar o Friso.

Como criar um novo grupo?

Basta fazer um clique no botão Novo Grupo (New Group) ou, com o botão do lado direito sobre um dos separadores já existentes (ou grupo), seleccionar ’Adicionar Novo Grupo’ (‘Add New Group).

Como mudar o nome do separador ou grupo?

Quando se cria um novo separador ou grupo, não fica com um nome personalizado:

Para personalisar o nome seleccionar o separador (ou grupo) e com um clique no botão Mudar o Nome (Rename) ou, com o botão do lado direito sobre um dos separadores já existentes (ou grupo), seleccionar ’Mudar Nome’ (‘Rename’)…

… e escreva o nome que pretende para o seu separador:

E o nome que pretente para o seu novo grupo (ou escolha um símbolo).

Como adicionar comandos ao separador (ou grupo)?

1. Seleccione o separador ou grupo onde pretende adicionar o comando.
2. Utilize a combobox para optar quais os comandos, separadores ou grupos a seleccionar.
3. Seleccione o comando que pretende adicionar.
4. Clique no botão ‘Adicionar’ (‘Add’).
5. Se necessitar organizar a ordem do comando, utilize os botões das setas para cima e para baixo, na direcção pretendida.

E aparecerá um novo comando:

Depois de criar vários grupos e adicionar vários comandos, seleccionar o botão OK.

Exemplo de um novo separador personalizado:

Mostrar ou Ocultar um separador:

Para ocultar um separador é apenas necessário retirar a selecção da respectiva caixa de validação (com um clique).

Para mostrar um separador, como por exemplo o de Programador (Developer), que por predefinição não vem visível, é apenas necessário seleccionar a respectiva caixa de validação (com um clique)

No final, seleccionar o botão OK.

Remover um separador:

Se desejar remover definitivamente um separador que criou pode seleccioná-lo e com o botão do lado direito ‘Remover’ (‘Remove’).

Por fim seleccionar o botão OK.

Agora divirta-se a personalizar o seu Friso do seu jeito!

Estes visualizadores para o Microsoft Office Word 2003 e para Microsoft Office Word 2007 permitem que abra documentos do Microsoft Word ou Excel num computador em que essas aplicações não estão instaladas. É como o nome indica um visualizador. Mesmo que tenha instalado essas aplicações mas na sua versão 2003, permitirá visualizar formatos da versão 2007.

Para utilizar o Word Viewer 2003 para abrir um ficheiro Word 2007 deve:

1. Inicie o Word Viewer.
2. Clique em Ficheiro e clique em Abrir.
3. Na lista Ficheiros do tipo, clique em Todos os Ficheiros (*.*).
4. Clique para seleccionar o ficheiro que pretende abrir e clique em Abrir.

No Excel 2003 Viewer não pode clicar em Ficheiro e em Abrir para abrir um ficheiro de Excel 2007. Para abrir o ficheiro, tem que abrir o Explorador do Windows, localizar o ficheiro e fazer duplo clique no ficheiro que pretende visualizar.

Para fazer download do pacote de compatibilidade a partir do Centro de Transferências da Microsoft, clique aqui.

Base de Dados de Estudantes – Ter uma base de dados em Access onde poderá guardar todas as informações dos seus Alunos, os contactos de emergência, as informações médicas e sobre os pais ou tutores, parece-me uma boa ideia. E a si? 
Clique aqui para fazer download deste template.

Telefones de Emergência – Se não se ajeita com o Access, e prefere uma coisa mais simples, menos sistematizada, em Word, apenas uma lista de telefones e contactos para emergências e com as informações médicas sobre os seus alunos, então clique aqui para fazer download deste template.

Análise da Avaliação – Gostaria de ter um ficheiro de Excel onde colocasse a ponderação dos critérios de Avaliação, as notas dos alunos e que calcula-se a avaliação final por período e anual? Então clique aqui para fazer download deste template.

Horários da Merendas – Este template é vocacionado para os infantários, para se planearem as merendas. Clique aqui para fazer download deste template.

Excepto o modelo da Análise de Avaliação, que foi desenvolvido por mim, todos os templates que disponibilizei apenas adaptei para Português, de originais retirados das aplicações Office 2007 e do Grupo Parent-teacher communication templates (Modelos de Comunicação para Pais-Professores). Existem muitos modelos que talvez goste mais e possa adaptar, por isso visite o site deles.

Como ver e fazer download de outros templetes?

Qualquer programa de Office tem templetes que lhe poderão ser úteis. No Office 2007 o que terá que fazer para ver os templetes é:

1. Dar um clique no Botão do Office
2. Escolher a opção New (Novo);
3. Escolher, por categorias, o modelo que mais gostar e que se adapta ao que pretende fazer.

Os templates que sugiro são os seguintes:

Calendário mensal– É um calendário em Word, para os compromissos do seu filho. Pode imprimir no inicio do mês e colocar no frigorifico, ou outro lugar onde seja lhe seja habitual colocar estes lembretes. Clique aqui para fazer download deste template.

Calculadora de Despesas Escolares – É uma folha de cálculo em Excel das despesas escolares que tem com o(s) seu(s) filho(s), com totais do que gastou por filhos e por tipo de despesas. Clique aqui para fazer download deste template.

Lista de Contactos – É uma lista de contactos de crianças e pais da turma dos seus filhos em Word. Se fizer parte da associação de pais deverá ter estes contactos. Clique aqui para fazer download deste template.

Agenda de Festas Escolares – É uma lista de festas em Word, com datas e com os pais voluntários para a supervisão. Se fizer parte da associação de pais saberá sempre quem se comprometeu a ajudar e em que festa a fazer o quê. Clique aqui para fazer download deste template.

Revista mensal da turma – Se fizer parte da associação de pais, poderá ser uma boa ideia fazer uma revista mensal, com os principais destaques do que aconteceu na(s) turma(s)
do(s) seu(s) filho(s) naquele mês. Talvez assim mais pais se entusiasmem e adiram à ideia. Este template é em Word. Clique aqui para fazer download deste template.

Convites para as festas – Se o(s) seu(s) filho(s) fizerem aniversário durante o ano escolar é quase certo que vai ter que lhe preparar uma festinha e convidar os amigos. Fica aqui uma ideia para os seus convites.

Os templates que disponibilizei aqui foram adaptados para Português por mim, de originais retirados das aplicações Office 2007 e do Grupo Parent-teacher communication templates (Modelos de Comunicação para Pais-Professores). Existem muitos modelos que talvez goste mais e possa adaptar.

Como ver e fazer download de outros templetes?

Qualquer programa de Office tem templetes que lhe poderão ser úteis. No Office 2007 o que terá que fazer para ver os templetes é:

1. 1. Dar um clique no Botão do Office
   2. Escolher a opção New (Novo);
   3. Escolher, por categorias, o modelo que mais gostar e que se adapta ao que pretende fazer.

Compreendo que o nome mailling direccione e formate logo o nosso pensamento para esse caminho, por isso fiz mais duas questões: “Costumas reutilizar cartas, fax, propostas, orçamentos, que enviaste para uma entidade, alterando só algumas coisas, por exemplo o nome o contacto, os valores?”. – “Sim”. – Então continuei, “e já te aconteceu por teres recebido um telefonema, terem-te interrompido, não teres alterado algo que deverias ter alterado, tipo a morada, ou o nome de contacto, ou mais grave ainda um valor, e que em vez de teres actualizado ficou com os dados do documento antigo… O chamado problema do copy-paste?” – “Sim”. – “Então se calhar o recurso do mailing interessa-te mais do que julgas…”

Sempre que for possível ter um documento base, que tenha o mesmo texto, e apenas algumas partes serão alteradas, desde que se tenha uma base de dados à parte, poder-se-á usar este recurso, evitando erros, reaproveitando trabalho, e assim, poupando tempo.

Vou dar um exemplo pouco usual, que é usar o mailing para fazer uma Acta – que é um documento com uma estrutura fixa – assim, começando por uma acta, é mais fácil imaginar logo utilidade para as coisas mais comuns, como cartas, faxes e propostas.

1.º PASSO: – Ter um documento base, com uma estrutura de texto fixa,

Por exemplo:

2.º PASSO: – Criar uma base de dados para as actas

Devemos analisar os campos que poderão ser alterados futuramente, para construirmos a nossa base de dados, com os campos que necessitamos. Para facilitar a visibilidade, foram colocados a vermelho:

• N.º Acta
• Dia
• Mês
• Ano
• Hora
• N.º pontos
• Descrição dos Pontos da ordem de trabalhos
• Deliberação

Vamos construir a nossa base de dados e inserir os dados que iríamos alterar caso estivéssemos a preencher a acta.

Agora há que decidir que aplicação usar para fazer a nossa base de dados. Poderá usar o Word, o Excel, o Access e até a sua lista de contactos do Outlook.

A minha sugestão é que seja em Access, que é o programa da Microsoft Office ideal para bases de Dados, mas como há mais pessoas a usar Excel do que o Access, neste exemplo, vou usar o Excel. Escolhi o Excel e não o Word, porque já que vou criar uma base de dados, quero poder trabalhá-la, e o Excel com os seus filtros permite uma melhor utilização.

Sugestão administrativa: Já que vai criar uma base de dados de actas, aproveite para fazer um controlo interno das actas, e acrescente um campo para saber qual a sua situação, por exemplo: “Aguardar assinatura dos Sócios”, ou “Falta a assinatura do Sócio X”, “Assinada e arquivada no livro de actas”, “Entregue ao advogado para tratar do processo XPTO”, etc..

3.º PASSO: – Fazer o Mail Merge (Impressão em Série)

Como é que o Mail Merge funciona?
Faz uma junção entre o documento base e a nossa base de dados, e por cada registo na base de dados (cada linha), irá imprimir um documento personalizado, com as informações que constam no registo. A essa junção entre o documento base e a nossa base de dados chama-se intercalação.

Agora na prática:
Na aplicação Microsoft Office Word 2007, com o documento base, que elaboramos no passo 1, aberto, vamos à Ribbon Bar, ao separador Mallings, seleccionar o botão Start Mail Merge (iniciar impressão em Série) e optar pelo Step by Step Mail Merge Wizard (Assistente de impressão em Série Passo a Passo). Uma vez que estamos a usar pela primeira vez este recurso esta é a opção, no me ver mais fácil.

Este Step by Step Mail Merge Wizard é composto por 6 passos, e assim que seleccionamos esta opção, do lado direito do ecrã, aparece uma nova janela do Wizard:

a) O primeiro passo é a selecção do tipo do documento Como se pode ver, na figura à direita) existem várias opções para além do documento Letter (carta), mas neste caso, este é o mais indicado, porque o objectivo é a impressão personalizada do documento base por cada registo da nossa base de dados.   b) O segundo passo é escolher com que documento iremos usar para o Mail Merge. Neste caso, como já temos o nosso documento aberto, a opção a escolher é Use the current document (utilize o documento actual), como está na figura à esquerda.

c) O terceiro passo é escolher a base de dados que iremos usar para o Mail Merge. Como já criámos uma base de dados, a opção seleccionada é Use an existing list (usar uma lista existente). Para iremos buscar a base de dados que queremos usar teremos que usar o browse (procurar), e fazer alguns passos intermediários: Assim que damos um clique no browser aparecerá a seguinte janela:

Onde na janela alterior estava All Data Souces, terá que alterar para All Filles (1), de forma a que possa ver todos os ficheiros. Depois procura e selecciona o seu ficheiro para a Base de Dados (2), e dá um clique no Open (Abrir) (3).

Por a base de dados ser em Excel, aparecerá então uma nova janela. Nessa janela aparecem o nome das folhas, e a selecção da área de impressão que anteriormente fiz, da tabela com os dados, quando a criei. Como a área da impressão representa o conjunto dos dados que irei usar, escolho essa opção.

Uma nova janela aparece, com uma listas dos registos que constam na minha tabela com os dados. Como só um registo (uma linha) está preenchido, somente selecciono esse registo.

Se o exemplo fosse, em vez de uma acta, uma série de cartas, poderia enviar para todos da lista, ou seleccionar manualmente que quero que receba ou não receba a carta. Para ajudar nessa selecção posso fazer Sort (Organizar), usar um Filter (filtro), Find duplicates (achar duplicados), Find Recipient (achar registo) ou Validate addresses (validar moradas).

d) O quarto passo é escolher os campos que vamos usar na acta. 

Como usamos uma base de dados efectuada por nós, iremos escolher More items (mais itens) para podermos ter acesso aos campos da tabela de dados.

Devemos sublinhar um campo no documento que queremos que vá ler à tabela de dados (1), como por exemplo o n.º da acta e então selecionar More items. Ao dar um clique nessa opção abre uma nova janela: Insert Merge Field (inserir campos de impressão em série) e ao seleccionarmos a campo que queremos que apareça na nossa acta (2), bastará fazer insert (inserir) para naquele local aparecer o campo seleccionado.

O quarto passo terá que ser repetido para cada campo da tabela de dados que queremos colocar no nosso documento base, e ficará com um aspecto semelhante ao da figura abaixo:

e) O quinto passo é pré-visualizar como ficará o nosso documento.

Neste passo aparece apenas o primeiro registo como exemplo, e se quisermos incluir ou excluir registos, ainda poderemos alterar a selecção que fizemos no 3.º passo.

f) O sexto, e último passo, é complete Mail Merge (concluir a intercalação), editar um outro documento com o resultado da intercalação ou imprimir.

O meu conselho é não imprimir logo, editar sempre primeiro, gerando assim a criação de outro documento, e possibilitando fazer uma última validação de todas as “cartas” individuais a imprimir, e só depois, se tudo estiver conforme, imprimir (no nosso caso prático, é só um registo, logo uma só “carta” – uma acta – mas se fossem vários registos apareceriam várias actas nesse mesmo documento). Para editar individualmente num novo documento deve seleccionar a opção Edit individual letters (editar cartas individuais).

Após seleccionar Edit individual letters , aparece uma nova janela, onde poderemos escolher se queremos todos os registos que seleccionamos na tabela de dados, se queremos só o registo corrente, ou se queremos seleccionar algum intervalo. Assim que escolhermos bastará dar OK.

O nosso novo documento aparecerá com o nome “Letters1” (ou Cartas1 se a sua versão for em Português), e no final de cada registo aparece uma Seccion Break (Quebra de secção) para individualizar cada registo numa “carta” (no nosso caso, uma acta). Recordo que, como só temos um registo, só haverá uma acta.

Nota: mantive a cor vermelha nas intercalações entre os registos da base de dados e o documento base, para melhor visualização, mas se fosse para imprimir teria que colocar no documento base tudo na cor preta (ou noutra cor que quisesse imprimir – as formatações que se fizerem no documento base serão aplicadas, após a intercalação, em todas as cartas individuais).

No final ficará com 3 ficheiros:

• O documento base – Onde está a estrutura do documento;
• A base de dados – Onde ficaram os dados a intercalar com o documento base;
• O documento de intercalação – Onde teremos num documento, várias “cartas” individualizadas.

Na primeira vez que fizer este Mail Merge, terá que fazer um investimento do seu tempo, mas criará um automatismo, e nas vezes seguintes, irá poupar tempo, pois bastará preencher a base de dados e seleccionar no documento base qual o registo a imprimir. Ainda mais importante do que poupar tempo, ajuda a evitar erros.

Se tiver vários registos, como é o caso quando vai enviar uma carta para todos clientes, ou funcionários, ou fornecedores, ou alunos, etc., a convidar para um evento, ou a anunciar algo, nesse caso, a rapidez e eficiência deste recurso é notória.

E se já tiver a sua base de dados actualizada e sem registos duplicados, só precisará de fazer o documento base e o de intercalação!

Uma base de dados de clientes que tenha os campos que irá necessitar, por exemplo, com um campo específico para o segmento de mercado, possibilita enviar um mailling para os seus clientes da indústria XPTO, apenas com um simples filtro (como vimos ser possível na alínea C – 3.º passo).

Se ainda não usa este recurso, experimente e verá que rapidamente passará a usá-lo no seu dia-a-dia.