Nesta lógica existe sempre uma condição (E se chover?) e se essa condição se realizar, ou seja, se essa condição for verdadeira realiza-se uma acção (se chover não vou à praia), se essa condição não se realizar, ou seja, se essa condição for falsa, realiza-se uma acção diferente (se não chover vou à praia).

SE “x” for verdadeiro executa “y”, se for falso executa “w”

Sendo “x” a condição, “y” o resultado se essa condição se realizar e “w” o resultado se essa condição não se realizar.

Como usar a fórmula?

Se usarmos o botão Fx, aparecerá a janela com os argumentos da função:

Se escrever a fórmula na célula, ou na barra de fórmulas, aparecerá primeiro a listagens das fórmulas iniciadas por “IF”, e depois de escolhida a fórmula que se quer usar, aparecerão os seus argumentos (Logical_Test; Value_if_true;Value_if_false).

Usando um exemplo prático, numa tabela cujas colunas C, D e E, sejam os anos (respectivamente 2006, 2007 e 2008), e as linhas o tipo de tráfego de telecomunicações, e os seus valores os consumos em minutos, podemos querer saber se de um ano para o outro aumentou o consumo, ou seja:

SE “2008 for superior a 2007”:

se for verdadeiro: “Aumentou o consumo”;

se for falso: “O consumo diminuiu”

Se fossemos a escrever esta fórmula directamente na célula F5, avaliando a linha 5, iríamos escrevê-la assim:

=IF(E5>D5;”Aumentou o consumo“;”O consumo diminuiu“)

Escrito na fórmula a azul está a condição “Se o ano de 2008 for superior a 2007”, a verde o que acontece se a condição se realizar (verdadeiro) e a vermelho se a condição não se realizar (for falsa).

A nossa tabela apareceria com o seguinte resultado na coluna F:

Nota: Para além da formula IF foi também usada a formatação condicional, e por isso aparecem cores distintas quando os resultados são diferentes.

Para fazer uma fórmula manualmente bastará usar os seguintes operadores em baixo descriminados. Para iniciar a fórmula deve-se começar por um sinal de “=”, mas também poderá começar pelo operador “+”, ou até mesmo com o operador “-“ (nesse caso os valores ficarão negativos). Depois é só escrever a fórmula pretendida, usando os operadores da tabela a baixo.

Existem ainda outros caracteres especiais, que são muito usados em fórmulas:

Explicando um pouco como usar cada um destes caracteres especiais:

• Apóstrofe: Antes de um operador ou número, transforma-o num texto, ou seja, mesmo que seja um número não dará para fazer cálculos;
• Aspas: Nas fórmulas e em formatações especiais, quando se escreve texto tem que se
  colocar entre “ “;
• O asterisco: Numa fórmula é usado com um operador da Multiplicação, mas é possível usar o “*” e em fórmulas que, pelo seu contexto seja uma wildcard. Um exemplo prático, se quiser procurar por exactamente por Maria, devo escrever “Maria”, mas se quiser procura por todos os nomes que comecem por Maria, aí colocarei “Maria”*, e procurará todos os que se iniciem por esse nome.

Se ainda não usou o Excel 2007, aconselho a experimente a versão free trial do Office 2007 e comece a usar: http://office.microsoft.com/en-us/products/HA101741481033