As tabelas dinâmicas permitem fazer resumidamente:

• Analisar elevadas quantidades de dados rapidamente;
• Mostrar somente os detalhes que se quer visualizar (filtrar dados);
• Alterar rapidamente a estrutura de visualização dos dados, ao gosto do utilizador, ou quem irá analisar a informação.

As tabelas dinâmicas já existiam no Excel 2003, mas a nova versão do Excel 2007 tem novas
funcionalidades que não são suportadas pelas versões anteriores ^(*):

• Filtrar rótulos e valores (excepto utilizando um filtro 10 Mais que é suportado).
• Filtrar campos que não estejam no esquema do relatório de Tabela Dinâmica da Lista de Campos da Tabela Dinâmica.
• Ocultar ou mostrar níveis intermédios de hierarquias em origens de dados OLAP (Online Analytical Processing).
• Utilizar filtros manuais e inclusivos (desmarcando a caixa de verificação Incluir novos itens no filtro manual no separador Subtotais e Filtros da caixa de diálogo Definições do Campo).
• Exceder novos limites de Tabelas Dinâmicas, como, por exemplo, o novo limite exclusivo de itens por campo de 1.048.576.

^(*) Fonte: http://office.microsoft.com/pt-pt/excel/HA101672982070

Podemos encontrar as tabelas dinâmicas no separador INSERT (Inserir) da Ribbon Bar, na barra de ferramentas Table (Tabela):

Será provavelmente mais habitual do que gostaríamos, encontrar ficheiros exportados directamente de softwares, com uma série de dados, que não têm praticamente qualquer leitura, como o exemplo abaixo, em que temos dados de facturação, numa coluna um código de artigo, noutra coluna a data, noutra o código de cliente e noutra o seu consumo daquele artigo naquela data.

Esta base de dados tem milhentas linhas e se recebêssemos este ficheiro e nos pedissem para dentro de minutos ter um relatório dos consumos por clientes e artigo, sem conhecer o funcionamento das Tabelas Dinâmicas acharíamos no mínimo uma tarefa muito difícil.

Então como usar as Tabelas Dinâmicas?
Seleccionando o botão Pivot Table aparece uma janela Creat Pivot Table (Criar Tabela Dinâmica). Nessa janela temos que:

1) Seleccionar a tabela onde temos os nossos dados ou ir buscar essa informação a uma base de dados externa ao Excel (por ex. Access ou SQL); 2) Escolher onde ficará a nossa Tabela Dinâmica, se numa nova folha de cálculo, se numa folha já existente.

No nosso exemplo vamos optar por uma tabela do Excel e localizar a nossa Tabela dinâmica numa nova folha de cálculo. Assim que damos um clique no OK na janela, aparecem dois novos separadores da PivotTable Tools, Options (Opções) e Design (Desenho) que nos permitem estruturar e desenhar a nossa tabela dinâmica.

Para estruturar e desenhar a nossa tabela dinâmica, há que seguir alguns passos, sendo a ordem deles indiferente para o resultado final.

1) Escolher a informação que queremos reportar nas linhas – no nosso exemplo nas linhas queremos os códigos dos clientes, então basta arrastar o campo do CLIENTE para o Row Labels (Rótulos de linhas).

2) Escolher a informação que queremos reportar nas colunas – no nosso exemplo nas colunas queremos os códigos dos artigos. Arrastando o campo do COD.ART para o Column Labels (Rótulos de colunas) obtemos o os artigos por colunas.

3) Escolher o campo com os valores que queremos analisar e qual o método de cálculo – no nosso exemplo queremos saber os consumos dos clientes por produto, para isso basta arrastar o campo do CONSUMO para o Values (Valores) e escolher a fórmula para cálculo a soma.

4) Escolher o campo com o filtro do relatório – Este campo é opcional e poderá ser escolhido se houver interesse para o relatório – no nosso exemplo queremos saber por data os consumos dos clientes por produto, para isso basta arrastar o campo da DATA para o Report Filter (Filtro do Relatório).

Após estes passos temos a nossa Tabela Dinâmica criada, podemos agora interagir com a informação criando os critérios de análise que pretendermos, uma vez que todos os campos seleccionados podem ser filtrados (podemos verificar pela seta que aparece no canto de cada um dos campos).

Podemos no exemplo que criámos, filtrar por clientes, artigos ou datas. Na figura em baixo mostra a selecção da tabela apenas por alguns clientes e, dinamicamente, aparecem apenas os códigos de artigos consumidos por aqueles clientes (ocultando todos os restantes) e os totais são ajustados à informação que está a ser visualizada.

Para melhor visualização da informação podemos formatar a nossa tabela dinâmica, como por exemplo nos valores de consumo formatar para moeda.

Se a base de dados que é a origem desta tabela dinâmica for alterada, a nossa Pivot Table será actualizada.

Esta fórmula é um “2 em 1” do Excel, pois faz a soma num intervalo (ou área, em inglês “range”), SE uma determinada condição se realizar.

Se um critério “xpto” for verdadeiro, aquela célula será considerada para a soma.

Pegando no exemplo do artigo Fórmulas Lógicas – AND,

  se quiséssemos apenas somar os consumos do ano 2008 (coluna E), em que estivesses escrito “Aumentou o consumo nos 2 anos” (coluna F). Se fossemos a escrever esta fórmula directamente na célula onde queríamos o resultado desta soma com esse critério, iríamos escrevê-la assim:

=SUMIF(F5:F21; "Aumentou o consumo nos 2 anos"; E5:E21)

Formula SUMIFS:

Esta é uma das muitas fórmulas que só existem no Excel 2007 e que é de muita utilidade.
O “s” já nos indica que é plural, ou seja, se no SUMIF somava quando uma condição se concretizava, agora no SUMIFS só somará se várias condições se concretizarem (também poderá usar apenas 1 condição que funciona).

Se somar quando um critério era verdadeiro já era muito útil (caso do SUMIF), imaginem o que seria podermos fazer muitas combinações de critérios (que todos eles teriam que ser verdadeiros para se somar). Já são “3 em 1” é uma fórmula que é uma Soma (SUM), é um Se (IF), e ainda é um E (AND).

SE um critério “xpto” for verdadeiro, E um critério “ztyp” for verdadeiro, E um critério “qwert” for verdadeiro (…), aquela célula será considerada para a soma.

E podem se colocar até 127 critérios que irá ser avaliado se todos são verdadeiros e só se forem é que somará.

Voltando ao exemplo do artigo anterior Fórmulas Lógicas – IF, se não chover, fizer sol e se não me doer a cabeça, vou à praia. Só irei à praia se estas 3 condições se concretizarem.

Se “x” E “y” E “w” forem verdadeiros, a função AND devolve “TRUE”, se não forem, devolve “FALSE” .

Como a fórmula AND dá apenas uma resultado booleano, TRUE ou FALSE, normalmente ela é usada como critério de avaliação dentro de uma fórmula IF.

Voltando ao exemplo das Comunicações do artigo anterior, queremos agora avaliar 2 condições no nosso consumo:

SE “2008 for superior a 2007 E superior a 2006 ”:

se for verdadeiro: “Aumentou o consumo nos 2 anos”;

se for falso: “Não aumentou o consumo nos 2 anos”

Se fossemos a escrever esta fórmula directamente na célula F5, avaliando a linha 5, iríamos escrevê-la assim:

=IF(AND(E5>D5;E5>C5);”Aumentou o consumo nos 2 anos“;”Não aumentou o consumo nos 2 anos“)

Na figura abaixo aparece o resultado da fórmula usada na tabela das Comunicações de 2006 a 2008.

Nota: Para além da formula IF foi também usada a formatação condicional, e por isso aparecem cores distintas quando os resultados são diferentes.

Obtendo o seguintes resultado final:

No final da Auto-Inserção, aparece um novo botão que se seleccionarmos, teremos mais opções de escolha:

Poderemos então optar por: Copiar; Preencher as séries; Preencher apenas com a mesma formatação; Preencher sem formatação; Preencher com os Meses.

No entanto seguindo o conselho popular “antes a mais do que a menos” fica também neste blog para download três modelos em Excel, um para Processamento de Salários com os respectivos Recibos de Vencimento, outro especificamente para o Processamento de Subsídio de Férias e de Natal e finalmente um último para Fecho de Contrato de Trabalho.

Para quem quiser ter informações mais detalhadas sobre este assunto, poderá ler os seguintes artigos:

• Recibos de Vencimento e Processamento de salários;
• Retribuição do período de Férias, Subsídio de Férias e de Natal;
• Fecho de Contrato de Trabalho;
• Processamento de Salários.

Como sempre, agradeço que se for detectar algum erro de cálculo nos ficheiros, p.f. contacte-me para poder corrigi-lo.

Existem 10 vouchers para distribuir, e serão oferecidos aos primeiros que enviarem um
e-mail.

Como fazer?

1. Dar um clique à página CONTACTO deste blog;
2. Escrever o nome e e-mail;
3. No assunto colocar “Descontos em cursos de Excel e Access”;
4. Na mensagem colocar o n.º do curso para o qualquer desconto e o horário.

Se for um dos primeiros 10, receberá um e-mail com o n.º de voucher e com as informações de como se inscrever.

Aqui fica o calendário das próximas turmas para os cursos de Excel e Access:

Microsoft Office EXCEL

Microsoft Office ACCESS

* Os cursos serão confirmados mediante a confirmação do quorum mínimo.

Depois vou colocar aqui a lista das pessoas que foram premiadas com estes vouchers  (no dia 31 de Outubro de 2009).

Boa Sorte!!!

Entre várias novas facilidades temos o Slicer (não sei como irá ser traduzido na versão portuguesa, mas para já irei chamá-lo de “fatiador”).

Para os que já usam o recurso das Pivot Tables (Tabelas Dinâmicas) e experimentaram as melhorias do Excel 2007, vão com certeza gostar muito do Slicer.

Como sempre, nada como demonstrar, por isso vamos a um exemplo prático:

Trabalhamos num departamento de Recursos Humanos e temos que apresentar um relatório que analise os vencimentos médios por tipo de habilitações nossos funcionários Ibéricos com idades compreendidas entre os 20 e os 30 anos. Os nossos dados seriam os que constam nesta tabela:

Para executarmos essa tarefa, vamos usar o recurso da Pivot Table (Tabela Dinâmica), botão que podemos encontrar no separador Insert (Inserir) da Ribbon Bar.

E escolhi para análise, como filtros os campos País e Idades, para aparecerem nas colunas o campo Habilitações, como detalhe de linhas o campo dos funcionários, e para calcular as médias dos valores os vencimentos.

Agora terei que filtrar pelos critérios que pretendo: - Funcionários Ibéricos (Portugal + Espanha) - Funcionários Ibéricos dos 20 aos 30 anos. Ao seleccionar múltiplos itens, em vez de um só, o que aparece para os utilizadores verem é a penas “(Multiple Items)”. Significa que se quiser ter mais informação sobre os itens seleccionados terei que seleccionar o filtro, e se imprimir esta tabela, ninguém conseguirá saber que itens são esses (a menos que coloque essa informação escrita – mas é algo que terá que ser efectuado manualmente).

Até aqui, tudo o que descrevi é possível fazer no Excel 2007, a grande novidade no Excel 2010 é o Slicer, botão que encontrará na Ribbon Bar, quando tiver a sua Pivot Table seleccionada, no separador Options, na barra de ferramentas Sort & Filter:

Em vez de usar os filtros da Pivot Table, poderá no caso de necessitar seleccionar múltiplos itens, usar o Slider, que funciona como um filtro (escolhe os campos que escolheria para filtrar), mas ficam visíveis para o utilizador as opções que estão seleccionadas. Poderá, entre mais funcionalidades,dimensionar o tamanho dos Sliders e arranjá-los na sua folha de forma a que fiquem visíveis na impressão do seu relatório e também organizar o seu Slider com o Sort (utilizei esse recurso neste exemplo na Idade, para que ficasse ordenado crescentemente e não pela ordem que aparece na nossa tabelas de funcionários), ou ainda alterar a cor. Neste caso os Países estão a Verde e a Idade a cor-de-laranja.

Este foi um exemplo muito simples, mas deixo aqui uma imagem de um relatório mais completo usando este recurso, para melhor visualização deste potencial:

Fonte desta imagem: Microsoft Excel Team Blog, artigo:
Easy (and Even Fun!) Data Exploration: Introducing Excel 2010 Slicers

Por fim resta-me enviar um “sorriso” seleccionando o botão que está na barra inferior do Office 2010 para dar o meu feedback a equipa que está a desenvolver esta ferramenta de trabalho.

Ficou entusiasmado para usar o Excel 2010?

O programa para usar a versão Techical Preview já terminou, mas se quiser receber avisos para participar na versão Beta do Office 2010, inscreva-se dando um clique aqui.

Um exemplo bem simples: Imagine que tem uma base de dados enorme, que lhe foi passada pelo seu departamento informático, que tem numa coluna o primeiro e último nome, mas para o trabalho que necessita fazer, tem que ter esses nomes em colunas separadas.

Vou usar uma tabela bem pequena, só para demonstrar:

Que fazer?

1.º) Sublinhar a coluna, ou intervalo da coluna, que se quer separar;

2.º) Na Ribbon Bar, no separador Data (Dados), na barra de ferramentas Data Tools (Ferramentas de Dados), dar um clique no botão Text to Columns (Texto para Colunas);

3.º) Aparece uma janela Convert Text to Columns Wizard que nos guiará nos passos a seguir:

a) Primeiro passo: Escolher consoante o tipo de ficheiro, se é delimitado por caracteres, tab ou espaços (neste caso optar pelo Delimited), ou se o n.º de caracteres que separa uma coluna é sempre igual e permite fixar com uma linha de separação (neste caso optar pelo Fixed With),
b) Segundo passo: Escolher o carácter delimitador (se optou Delimited – é o caso do nosso exemplo), ou porque n.º de carácter separar (se optou Fixed With) – por exemplo uma data com o formato dd/mm/aaaa a coluna terá que ter 10 caracteres, a linha limite será no último digito do ano.
b) Terceiro passo: Escolher para cada uma das novas colunas a criar, o tipo de formatação dos dados: Geral, Texto, Data. Ainda poderá optar por não importar uma coluna, caso os dados que ela contém, não lhe interessem.

No final o resultado será este:

Já tem os dados que pretende, depois será apenas formatar as colunas e a tabela ao seu gosto.

No entanto, às vezes existem casos mais complicados, como por exemplo não existir nenhum espaço entre os nomes, ou tab, ou qualquer carácter de separação, a única distinção são as letras maiúsculas que indicam que inicia um novo nome. Para isso necessita de fazer uma macro em VBA. Como já existe publicado um excelente artigo sobre esse tema Excel: Separar Texto por Maiúsculas aconselho vivamente a sua leitura!

Base de Dados de Estudantes – Ter uma base de dados em Access onde poderá guardar todas as informações dos seus Alunos, os contactos de emergência, as informações médicas e sobre os pais ou tutores, parece-me uma boa ideia. E a si? 
Clique aqui para fazer download deste template.

Telefones de Emergência – Se não se ajeita com o Access, e prefere uma coisa mais simples, menos sistematizada, em Word, apenas uma lista de telefones e contactos para emergências e com as informações médicas sobre os seus alunos, então clique aqui para fazer download deste template.

Análise da Avaliação – Gostaria de ter um ficheiro de Excel onde colocasse a ponderação dos critérios de Avaliação, as notas dos alunos e que calcula-se a avaliação final por período e anual? Então clique aqui para fazer download deste template.

Horários da Merendas – Este template é vocacionado para os infantários, para se planearem as merendas. Clique aqui para fazer download deste template.

Excepto o modelo da Análise de Avaliação, que foi desenvolvido por mim, todos os templates que disponibilizei apenas adaptei para Português, de originais retirados das aplicações Office 2007 e do Grupo Parent-teacher communication templates (Modelos de Comunicação para Pais-Professores). Existem muitos modelos que talvez goste mais e possa adaptar, por isso visite o site deles.

Como ver e fazer download de outros templetes?

Qualquer programa de Office tem templetes que lhe poderão ser úteis. No Office 2007 o que terá que fazer para ver os templetes é:

1. Dar um clique no Botão do Office
2. Escolher a opção New (Novo);
3. Escolher, por categorias, o modelo que mais gostar e que se adapta ao que pretende fazer.

Os templates que sugiro são os seguintes:

Calendário mensal– É um calendário em Word, para os compromissos do seu filho. Pode imprimir no inicio do mês e colocar no frigorifico, ou outro lugar onde seja lhe seja habitual colocar estes lembretes. Clique aqui para fazer download deste template.

Calculadora de Despesas Escolares – É uma folha de cálculo em Excel das despesas escolares que tem com o(s) seu(s) filho(s), com totais do que gastou por filhos e por tipo de despesas. Clique aqui para fazer download deste template.

Lista de Contactos – É uma lista de contactos de crianças e pais da turma dos seus filhos em Word. Se fizer parte da associação de pais deverá ter estes contactos. Clique aqui para fazer download deste template.

Agenda de Festas Escolares – É uma lista de festas em Word, com datas e com os pais voluntários para a supervisão. Se fizer parte da associação de pais saberá sempre quem se comprometeu a ajudar e em que festa a fazer o quê. Clique aqui para fazer download deste template.

Revista mensal da turma – Se fizer parte da associação de pais, poderá ser uma boa ideia fazer uma revista mensal, com os principais destaques do que aconteceu na(s) turma(s)
do(s) seu(s) filho(s) naquele mês. Talvez assim mais pais se entusiasmem e adiram à ideia. Este template é em Word. Clique aqui para fazer download deste template.

Convites para as festas – Se o(s) seu(s) filho(s) fizerem aniversário durante o ano escolar é quase certo que vai ter que lhe preparar uma festinha e convidar os amigos. Fica aqui uma ideia para os seus convites.

Os templates que disponibilizei aqui foram adaptados para Português por mim, de originais retirados das aplicações Office 2007 e do Grupo Parent-teacher communication templates (Modelos de Comunicação para Pais-Professores). Existem muitos modelos que talvez goste mais e possa adaptar.

Como ver e fazer download de outros templetes?

Qualquer programa de Office tem templetes que lhe poderão ser úteis. No Office 2007 o que terá que fazer para ver os templetes é:

1. 1. Dar um clique no Botão do Office
   2. Escolher a opção New (Novo);
   3. Escolher, por categorias, o modelo que mais gostar e que se adapta ao que pretende fazer.