Então agora deixe o mundo da imaginação e passe a usar o OneNote do Office 2010! Quer saber como?

Organizar e estruturar o projecto – e um projecto pode ser  construir um edifício ou organizar uma festa de Natal da sua empresa, é o serviço ou produto que pretende entregar. Em primeiro lugar é fazer o levantamento das necessidades: Que pessoas é que vão colaborar nesse projecto? que tarefas é que têm que ser executadas? Que prazos é que têm que ser cumpridos? Que documentação é que têm que ser elaborada?

Exemplo prático: O projecto é fazer um curso de informática com uma turma fechada para empresa sua cliente.

Terá que envolver várias pessoas: o Comercial que irá contactar com o cliente, fazer a proposta, fechar o negócio; O Financeiro que irá elaborar o plano de rendimentos e gastos relativos a esse curso e analisar a margem de lucro; a Administrativa que irá fazer as facturas, controlo dos pagamentos e emissão dos recibos e outras burocracias; a Gráfica que irá imprimir os manuais, os certificados de presença, etc.; o Responsável da Manutenção que irá arranjar e prepara uma Sala com todo o equipamento necessário; o Informático que irá se certificar da instalação das aplicações a leccionar nos computadores;  o Catering que irá tratar do Coffee Break no meio das sessões; o Formador que irá planear e leccionar o curso e o Responsável pela Formação que irá Coordenar a execução desse curso.

Existem também datas definidas e prazos estipulados para a realização do curso, a emissão de facturas, prazo de pagamento, etc., e documentação a ser elaborada como os planos de sessão para cada aula, as apresentações, os manuais, etc.

Há que criar um NoteBook e estruturar os separadores no OneNote de uma forma que seja fácil identificar as acções para qualquer utilizador, por exemplo:

Associar informação sobre o projecto – Todas as pessoas que irão colaborar nesse projecto, sempre que tiverem uma ideia, receberem e enviarem um e-mail, agendarem uma reunião ou uma tarefa, emitirem facturas, preparem documentação ou apresentações deverão associar a esse projecto no OneNote. Assim, em qualquer altura do dia, de qualquer lugar, qualquer pessoa envolvida nesse projecto poderá consultar, acrescentar, validar as informações lá colocadas.

Exemplo de colocação de uma ideia:

Exemplo de associação de um e-mail (mas é semelhante adicionar um documento, apresentação, folha de cálculo, etc.)

Selecciona o link para o OneNote:

Depois selecciona o separador e a página onde quer guardar no seu Notebook:

Insira os ficheiros que são necessários:

Partilhe o NoteBook com que desejar, na rede ou na Web:

Coloque fotos, vídeos, músicas, mapas… o que necessitar para ajudar a planear, organizar e executar o seu projecto!

O OneNote não se esgota nos recursos que mencionei. Dei o exemplo de um curso, mas vem aí o verão, e o seu projecto poderá ser planear uma viagem com os seus amigos, com todos a contribuírem com ideias e sugestões. Planear também pode ser divertido e é o primeiro passo para realizar aquilo a que se propõe.

Para mais ideias e sugestões, assista a este vídeo: Como organizar as coisas no OneNote

Experimente usar o OneNote!

A Microsoft baseada na opinião dos utilizadores da versão beta, elegeu também 7 principais razões se para experimentar o Office 2010:

1. As ligações com as redes sociais que o Outlook tem e que permite ao utilizador receber no seu e-mail (se desejar e apenas para as pessoas que escolher) as actualizações de estado, as publicações no muro, fotos, etc. das redes sociais como o Facebook, LinkedIn, My Sapce e Windows Live.
2. Juntar anotações no OneNote. É uma aplicação de notas, considerada por muitos o “ouro escondido” do Office, que permite capturar texto, imagens, vídeos, som e mapas numa aplicação só, podendo mudar a maneira de muitas pessoas trabalhar e partilhar informação.
3. As Sparklines no Excel. Estas “linhas-faíscas” dão vida aos números se uma tabela, criando facilmente gráficos. Cada série do gráfico cabe numa célula e é possível analisar dados históricos, ou fazer linhas de tendência num instante.
4. A edição de fotos no Word. Mais de um terço de pessoas incluís imagens no Word, por isso foi criada uma ferramenta especifica de edição de fotos no Office 2010, sendo possível criar vários efeitos.
5. As capacidades do PowerPoint de vídeo e transmissão (brosdcast). Cada vez mais se comunicam ideias através de multimédia e agora, no PowerPoint 2010, é possível colocar um vídeo embebido na apresentação, fazer play, stop, andar para a frente e para trás como se uma aplicação de media se tratasse. Além disso tem muito mais transições dinâmicas e animações para as suas apresentações e pode ser transmitido simultaneamente para várias pessoas, por todo o mundo, mesmo que a audiência não tenha PowerPoint instalado.
6. Office Web Apps. Permite ao utilizador colocar os seus documentos disponíveis virtualmente em qualquer lado usando o Windows Live Sky Drive. Pode trabalhar nesses documentos de qualquer lado do mundo, sendo apenas necessário que tenha um acesso à internet. Poderá partilhar esses documentos com colegas, amigos e família, trabalharem todos em simultâneo ou em separado, facilitando a colaboração.
7. Personalizar a Ribbon Bar . Permite criar-lhe um separador com os seus comandos favoritos e personalizado ao seu estilo individual de trabalho.

Assim que começar a usar todos os novos recursos do Office 2010 experimentará em primeira mão que são muito mais as razões para se render a esta nova versão. Experimente!

Este novo Office vai encantar ainda mais aqueles que já se tinham rendido ao Office 2007, segue a mesma linha com a Ribbon Bar (que agora pode ser personalizada), adaptando a novas aplicações que ainda não tinha sido apetrechadas com esse fantástico recurso no Office 2007 como por ex. o Outlook e o Publisher, e vai surpreender especialmente os criadores de relatórios e dashboards em Excel com uma ferramenta poderosíssima em Business Intelligence que é a PowerPivot, e muitas outras novidades… mas guardo estas surpresas para detalhar em artigos posteriores!

Agora venho deixar aqui alguns ficheiros em Excel que a Microsoft preparou, para aqueles que irão migrar directamente da versão Office 2003 para a Office 2010, poderem facilmente consultar onde encontrar no Office 2010 as funcionalidades que usava no Office 2003.

• Guia de referências de WORD 2003 para WORD 2010
• Guia de referência de OUTLOOK 2003 para OUTLOOK 2010
• Guia de referências de EXCEL 2003 para EXCEL 2010
• Guia de referências de POWERPOINT 2003 para POWERPOINT 2010
• Guia de referências de ACCESS 2003 para ACCESS 2010
• Guia de referências de PUBLISHER 2003 para PUBLISHER 2010
• Guia de referências de PROJECT 2003 para PROJECT 2010

Para aqueles que estão interessados em outras aplicações Office que não coloquei aqui directamente o Link para download, como o OneNote, o InfoPath, o Visio e o SharePoint, poderão fazer directamente do site do Microsoft Office 2010.

Se ainda não experimentou faça aqui gratuitamente o download da versão Beta do Office 2010.