O Outlook não vêm com nenhum feriado agendado, por isso o utilizador terá que inserir manualmente o calendário de feriados do seu país e cidade. Como fazê-lo no Outlook 2010 (que já tem a novidade da Ribbon Bar)?

1.º) Seleccione o separador Ficheiro (File) e no painel do lado esquerdo o calendário seleccione Opções (Options):

2.º) Seleccione do painel do lado esquerdo Calendário (Calendar) e nas Opções de Calendários (Calendar Options) seleccione o botão Adicionar Feriados (Add Holidays):

3.º) Seleccione na Caixa de diálogo o país que pretende obter os feriados (neste exemplo Portugal):

4.º) Ao seleccionar OK serão importados os feriados e no final, quando a importação terminar, aparecerá uma mensagem:

5.º) Poderá visualizar no seu calendário os feriados: No Painel do lado esquerdo seleccione o calendário (Calendar) e no lado direito veja os feriados que foram inseridos automaticamente (na figura abaixo está um exemplo para o caso de Dezembro de 2010):

NOTA:

Para quem utiliza versões anteriores ao Outlook 2010, como o Outlook 2007 e o Outlook 2003, o caminho a seguir é: No menu Ferramentas (Tools), fazer um clique em Opções (Options). Seleccionar de seguida as Opções de Calendários (Calendar Options) e seleccione o botão Adicionar Feriados (Add Holidays)

No entanto, como quase tudo o que é automático, é uma informação generalista e poderá ter que ser ajustada. Por exemplo, não existem os feriados da sua cidade, nem dias que a sua empresa lhe dá como sendo feriado (como por exemplo, para algumas empresas, o dia 24 de Dezembro). Aí terá que adicionar um novo Evento para todo o dia (All Day Event).

Aparecerá a caixa de diálogo do evento e aí escreverá no assunto o nome que desejar do feriado e a respectiva data (no exemplo foi o dia 24/12/2010 consoada), e na localização poderá colocar o país, se for um feriado local o nome da cidade… como é personalizado é “ao gosto do freguês”.

NOTA:

Para quem utiliza versões anteriores ao Outlook 2010, como o Outlook 2007 e o Outlook 2003, o caminho a seguir é: Seleccione no painel do lado esquerdo o calendário e depois o menu Acções (Actions) e depois Novo evento para todo o dia (New All Day Event).

Se quiser acrescentar mais calendários ao seu Outllok, partilhá-lo com outros e criar eventos periódicos, consulte também o artigo Calendário do Outlook.

Se o seu interesse é em gerir melhor o seu tempo e tarefa, poderá encontrar algumas informações no artigo Outlook versus Tudumo.

Espero que estas informações lhe tenham sido úteis!

o Tudumo é um excelente programa para gerir tarefas, muito fácil de usar, e que  tem por base a metodologia de trabalho e de gestão do tempo  a GTD – Get Things Done.

Analisemos algumas funcionalidades e como executá-las nas duas aplicações:

1) Permite organizar as tarefas em Categorias:

Tudumo - Permite organizar as tarefas em 6 Categorias, pré-definidas

Outlook – Permite organizar as tarefas em + de 6 Categorias personalizáveis:

Ou seja, pode personalizar          mudando o nome das cores:
E pode ainda acrescentar          categorias com 25 cores          diferentes:

2) Enviar a tarefa que criar por e-mail para outras pessoas

Tudumo - Não é possível enviar a tarefa que criar por e-mail para outras pessoas.

Outlook – É possível enviar a tarefa que criar por e-mail para outras pessoas (quando é o caso de trabalho em Equipa, por exemplo, o reportar o estado de grau de acabamento ao responsável).

3) Pode-se colocar notas ou observações:

Tudumo - Permite colocar notas ou observações

Outlook – Permite colocar notas ou observações

4) Permite planear a data de inicio da tarefa e do fim

Tudumo – Permite planear a data em que deve começar uma tarefa e quando se espera que ela termine:

Outlook – Permite planear a data em que deve começar uma tarefa e quando se espera que ela termine:

5) Permite criar Tags:

Tudumo – Pode-se criar Tags

Outlook – Não permite criar Tags

  No entanto, como dispõem de mais categorias (ver ponto 1), e a mesma tarefa podem estar associada a várias categorias em simultâneo, poder-se-á definir categorias como Tags.

6) Acrescentar o Estado da Tarefa, a sua prioridade e o seu grau de acabamento

Tudumo – Não se pode acrescentar o Estado da Tarefa, a sua prioridade e a percentagem de acabamento:

 

Outlook – Pode acrescentar o Estado da Tarefa, a sua prioridade e a percentagem de acabamento

7) Adicionar lembretes de uma tarefa

Tudumo – Adicionar sempre um lembretes quando se coloca a data:

Outlook – Pode-se adicionar, ou não, lembretes a uma tarefa:

Tarefas recorrentes

Tudumo – Não tem a facilidade de colocar tarefas recorrentes

 

Outlook – Possibilita a facilidade de agendar tarefas recorrentes
(por exemplo: pagar o IVA no dia 10 de cada mês)

9) Anexar ficheiros

Tudumo – Não tem a facilidade de anexar ficheiros

  

Outlook – Pode-se anexar ficheiros:

10) Catalogar um e-mail recebido para fazer follow up, transformando-o assim numa tarefa para fazer

Tudumo – Como não está associado a um programa correio electrónico, não permite associar um e-mail a uma tarefa.

  

Outlook – Sem a necessidade e criar uma nova tarefa, permite catalogar um
e-mail recebido para fazer follow up, transformando-o assim numa tarefa para fazer.

11) Exportar os dados para uma pen

Tudumo – Pode-se exportar os dados para uma pen e usar em qualquer computador (casa ou trabalho).

 

Outlook –  Pode exportar os dados, mas poderá não caber numa pen, e para além das tarefas levará consigo todos os e-mails pessoais, agenda de contactos e eventos.

Posto isto, passado o mês da “experiência”, voltei a usar apenas o Outlook, no qual já estou habituada gerir o meu tempo e as minhas tarefas, e responde a todas as minhas necessidades. Gostaria de sublinhar que não estou a desmerecer o Tudumo, que é um excelente programa de gestão de tarefas, mas apenas acho que para o meu dia-a-dia, no meu caso pessoal, ainda continuo a preferir o Outlook.