Um exemplo bem simples: Imagine que tem uma base de dados enorme, que lhe foi passada pelo seu departamento informático, que tem numa coluna o primeiro e último nome, mas para o trabalho que necessita fazer, tem que ter esses nomes em colunas separadas.

Vou usar uma tabela bem pequena, só para demonstrar:

Que fazer?

1.º) Sublinhar a coluna, ou intervalo da coluna, que se quer separar;

2.º) Na Ribbon Bar, no separador Data (Dados), na barra de ferramentas Data Tools (Ferramentas de Dados), dar um clique no botão Text to Columns (Texto para Colunas);

3.º) Aparece uma janela Convert Text to Columns Wizard que nos guiará nos passos a seguir:

a) Primeiro passo: Escolher consoante o tipo de ficheiro, se é delimitado por caracteres, tab ou espaços (neste caso optar pelo Delimited), ou se o n.º de caracteres que separa uma coluna é sempre igual e permite fixar com uma linha de separação (neste caso optar pelo Fixed With),
b) Segundo passo: Escolher o carácter delimitador (se optou Delimited – é o caso do nosso exemplo), ou porque n.º de carácter separar (se optou Fixed With) – por exemplo uma data com o formato dd/mm/aaaa a coluna terá que ter 10 caracteres, a linha limite será no último digito do ano.
b) Terceiro passo: Escolher para cada uma das novas colunas a criar, o tipo de formatação dos dados: Geral, Texto, Data. Ainda poderá optar por não importar uma coluna, caso os dados que ela contém, não lhe interessem.

No final o resultado será este:

Já tem os dados que pretende, depois será apenas formatar as colunas e a tabela ao seu gosto.

No entanto, às vezes existem casos mais complicados, como por exemplo não existir nenhum espaço entre os nomes, ou tab, ou qualquer carácter de separação, a única distinção são as letras maiúsculas que indicam que inicia um novo nome. Para isso necessita de fazer uma macro em VBA. Como já existe publicado um excelente artigo sobre esse tema Excel: Separar Texto por Maiúsculas aconselho vivamente a sua leitura!