Maria do Céu Proiete

Outlook versus Tudumo

Algumas pessoas falaram-me do Tudumo, como sendo um bom programa para gerir tarefas, e eu, que confesso gostar muito do Outlook para gerir tarefas (para além de ver os e-mails, de ser a minha agenda de contactos e a minha agenda para marcações de eventos), resolvi experimentar durante um mês os dois para ver as diferenças, e quem sabe passar a usar o Tudumo.

o Tudumo é um excelente programa para gerir tarefas, muito fácil de usar, e que tem por base a metodologia de trabalho e de gestão do tempo a GTD - Get Things Done.

Analisemos algumas funcionalidades e como executá-las nas duas aplicações:

1) Permite organizar as tarefas em Categorias:

Tudumo - Permite organizar as tarefas em 6 Categorias, pré-definidas

Outlook - Permite organizar as tarefas em + de 6 Categorias personalizáveis:

Ou seja, pode personalizar mudando o nome das cores:
E pode ainda acrescentar categorias com 25 cores diferentes:

2) Enviar a tarefa que criar por e-mail para outras pessoas

Tudumo - Não é possível enviar a tarefa que criar por e-mail para outras pessoas.

Outlook - É possível enviar a tarefa que criar por e-mail para outras pessoas (quando é o caso de trabalho em Equipa, por exemplo, o reportar o estado de grau de acabamento ao responsável).

3) Pode-se colocar notas ou observações:

Tudumo - Permite colocar notas ou observações

Outlook - Permite colocar notas ou observações

4) Permite planear a data de inicio da tarefa e do fim

Tudumo - Permite planear a data em que deve começar uma tarefa e quando se espera que ela termine:

Outlook - Permite planear a data em que deve começar uma tarefa e quando se espera que ela termine:

5) Permite criar Tags:

Tudumo - Pode-se criar Tags

Outlook - Não permite criar Tags

No entanto, como dispõem de mais categorias (ver ponto 1), e a mesma tarefa podem estar associada a várias categorias em simultâneo, poder-se-á definir categorias como Tags.

6) Acrescentar o Estado da Tarefa, a sua prioridade e o seu grau de acabamento

Tudumo - Não se pode acrescentar o Estado da Tarefa, a sua prioridade e a percentagem de acabamento:

Outlook - Pode acrescentar o Estado da Tarefa, a sua prioridade e a percentagem de acabamento

7) Adicionar lembretes de uma tarefa

Tudumo - Adicionar sempre um lembretes quando se coloca a data:

Outlook - Pode-se adicionar, ou não, lembretes a uma tarefa:

8) Tarefas recorrentes

Tudumo - Não tem a facilidade de colocar tarefas recorrentes

Outlook - Possibilita a facilidade de agendar tarefas recorrentes
(por exemplo: pagar o IVA no dia 10 de cada mês)

9) Anexar ficheiros

Tudumo - Não tem a facilidade de anexar ficheiros

Outlook - Pode-se anexar ficheiros:

10) Catalogar um e-mail recebido para fazer follow up, transformando-o assim numa tarefa para fazer

Tudumo - Como não está associado a um programa correio electrónico, não permite associar um e-mail a uma tarefa.

Outlook - Sem a necessidade e criar uma nova tarefa, permite catalogar um
e-mail recebido para fazer follow up, transformando-o assim numa tarefa para fazer.

11) Exportar os dados para uma pen

Tudumo - Pode-se exportar os dados para uma pen e usar em qualquer computador (casa ou trabalho).

Outlook - Pode exportar os dados, mas poderá não caber numa pen, e para além das tarefas levará consigo todos os e-mails pessoais, agenda de contactos e eventos.

Posto isto, passado o mês da "experiência", voltei a usar apenas o Outlook, no qual já estou habituada gerir o meu tempo e as minhas tarefas, e responde a todas as minhas necessidades. Gostaria de sublinhar que não estou a desmerecer o Tudumo, que é um excelente programa de gestão de tarefas, mas apenas acho que para o meu dia-a-dia, no meu caso pessoal, ainda continuo a preferir o Outlook.