Em primeiro lugar gostaria de definir as facturas e os documentos equivalentes:

Factura - Deve ser emitida numa venda a crédito (quando o pagamento não é imediato), quando a mercadoria ou serviços prestados são relacionados com a actividade principal ou secundária do Trabalhador Independente, ou da Empresa. A factura deve ser emitida a um Cliente, que está identificado com a morada, n.º de contribuinte, etc..

Nota de Débito - Deve ser emitida, quando a mercadoria ou serviços prestados não são relacionados com a actividade principal ou secundária do Trabalhador Independente, ou da Empresa. Por exemplo, uma empresa cuja actividade é desenvolvimento de software e vai vender a viatura que tem no imobilizado com 4 anos, o documento que deverá utilizar é a Nota de Débito. A Nota de Débito deve ser emitida a um Outro Devedor ou Credor (contabilisticamente falando).

Nota de Crédito - Deve ser emitida, quando parte, ou toda, a mercadoria facturada foi devolvida, ou quando os serviços prestados facturados não foram executados como contratado. Terá que estar sempre associada a uma Factura ou Nota de Débito e deve mencionar exactamente qual o n.º e o porquê dessa "anulação".

Venda a Dinheiro - Deve ser emitida numa venda a pronto (quando o pagamento é imediato, naquela hora, ou a dinheiro, ou por cartão de débito ou crédito). A VD é normalmente emitida ao consumidor final, numa loja a retalho, e não é necessário a identificação completa do cliente (por isso é que se deve pedir uma factura para se ter garantia nos produtos, etc. - porque fica identificado quem fez a compra). (não é um documento exactamente equivalente à factura, pois existe uma dispensa de facturação - ver art.º 40 CIVA)

Recibo - Não sendo um documento exactamente equivalente à factura, é o documento que comprova que o pagamento de uma factura, ou nota de débito. Deve sempre ser exigido pelo cliente.

Depois existem variações destes documentos, como a Factura/Recibo, que é igual à Venda-a-Dinheiro, porque o pagamento é imediato, ,as o cliente está devidamente identificado.

QUAIS AS OBRIGATORIEDADES E PRAZOS DAS FACTURAS E DOCUMENTOS EQUIVALENTES? (art.º 36 CIVA)

Prazo - As facturas tem que ser emitidas até ao 5.º dia útil seguinte ao do momento em que o IVA é devido (assim que a mercadoria foi postos à disposição do adquirente, ou a prestação de serviços foi realizada, ou sempre que é efectuado um pagamento adiantado pela mercadoria a entregar ou prestação de serviço a realizar). No caso de facturas globais, que são as que englobam um período, como por exemplo as factura de electricidade, telecomunicações, etc. que se reportam ao consumo de um mês, ou outro período acordado com o cliente, tem que ser emitidas até ao 5.º dia útil após esse período (exemplo: factura de Agosto de 2010 tem que ser emitida no máximo até 7 de Setembro). O não cumprimento desta obrigatoriedade de prazo é justo motivo para o cliente devolver a factura. Nota: Pode o Ministro das Finanças, relativamente a sujeitos passivos que transmitam bens ou prestem serviços que, pela sua natureza, impeçam o cumprimento do prazo previsto, determinar prazos mais dilatados de facturação.

N.º de vias de uma factura - No mínimo devem ser processadas em duplicado, destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor. Contudo, para organização interna é possível emitir mais vias, por exemplo, se a contabilidade é efectuada fora da empresa, a 3ª via poderá ser emitida para enviar para o contabilista.

Númeração e sequência - As facturas devem ser datadas e numerados sequencialmente. Podem existir vários números de séries de numeração (para controlo interno, dividindo a facturação, por exemplo por actividades de negócio, para pessoas ou empresas que tenham mais do que uma actividade), mas cada série terá que ter a numeração e data sequêncial. e conter os seguintes elementos:

a) Os elementos relativos ao fornecedor e ao cliente: nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio e osnúmeros de identificação fiscal;

b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com correcta especificação dos elementos necessários para se determinar a taxa de IVA a aplicar. As embalagens não efectivamente transaccionadas, como as de oferta ou amostras, devem ser objecto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada para a sua devolução;

c) O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável, como por exemplo descontos;

d) As taxas de IVA aplicadas e o montante de imposto devido total e descriminado por cada uma das taxas;

e) Se existir alguma bens transmitidos ou serviços prestados com isenção de IVA, o motivo justificativo dessa isenção, isto é, a menção ao n.º do art.º no Código do IVA (CIVA) tem que ser colocada na factura;

f) A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados, ou em que foram efectuados pagamentos anteriores à realização das operações (vulgarmente conhecidos por adiantamentos). Se não for feita essa menção, considerasse que essa data coincide com a da emissão da factura.

Devoluções - As guias ou notas de devolução (vulgarmente conhecidas por notas de crédito ) devem conter a data e todos os elementos a que se referem as alíneas a) e b) do número anterior, bem como a referência à factura a que respeitam. Devem ainda ser assinadas pelo adquirente (cliente) como garantia que irá devolver aquele IVA ao Estado.

Factura electrónica - As facturas ou documentos equivalentes podem ser emitidos por via electrónica, desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante assinatura electrónica avançada ou intercâmbio electrónico de dados (EDI). Tem que existir a aceitação pelo destinatário (cliente), normalmente pela assinatura de um contrato.

Condições para emitir uma factura - As facturas só podem ser emitidas respeitando as seguintes condições:

a) A existência de um acordo prévio, na forma escrita (por exemplo, um contrato ou adjudicação de uma proposta), entre o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços e o adquirente ou destinatário dos mesmos;

b) O adquirente provar que o transmitente dos bens ou prestador dos serviços tomou conhecimento da emissão da factura e aceitou o seu conteúdo.

Auto-facturação - O próprio adquirente (cliente) pode emitir uma factura a si mesmo, em nome do seu fornecedor, em relação aos bens ou dos serviços adquiridos a terceiros que não disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em qualquer Estado membro. Tal é sujeito a autorização prévia da Direcção-Geral dos Impostos, a qual pode fixar condições específicas para a sua efectivação. Nesse caso, as facturas devem conter a seguinte expressão "IVA devido pelo adquirente".

Para além de ler este post deverá também consultar os seguintes artigos: art.º 36 CIVA, art.º 7 CIVA, o art.º 57 CIVA (para o regime de Isenção), o art.º 62 CIVA (para o regime de Pequenos Retalhistas) e o art.º 40 CIVA (para dispensa de emissão de facturação).