Maria do Céu Proiete

Seja bem-vindo ao mundo da criação e da organização

Imagine poder encontrar tudo sobre um projecto ou evento num só local, à distância de um clique no rato e disponível para todas as pessoas que terão que trabalhar nesse projecto ou evento, independentemente do local do mundo onde se encontram (no local de trabalho, em casa, deslocadas no estrangeiro). Já imaginou?

Então agora deixe o mundo da imaginação e passe a usar o OneNote do Office 2010! Quer saber como?

Organizar e estruturar o projecto - e um projecto pode ser construir um edifício ou organizar uma festa de Natal da sua empresa, é o serviço ou produto que pretende entregar. Em primeiro lugar é fazer o levantamento das necessidades: Que pessoas é que vão colaborar nesse projecto? que tarefas é que têm que ser executadas? Que prazos é que têm que ser cumpridos? Que documentação é que têm que ser elaborada?

Exemplo prático: O projecto é fazer um curso de informática com uma turma fechada para empresa sua cliente.

Terá que envolver várias pessoas: o Comercial que irá contactar com o cliente, fazer a proposta, fechar o negócio; O Financeiro que irá elaborar o plano de rendimentos e gastos relativos a esse curso e analisar a margem de lucro; a Administrativa que irá fazer as facturas, controlo dos pagamentos e emissão dos recibos e outras burocracias; a Gráfica que irá imprimir os manuais, os certificados de presença, etc.; o Responsável da Manutenção que irá arranjar e prepara uma Sala com todo o equipamento necessário; o Informático que irá se certificar da instalação das aplicações a leccionar nos computadores; o Catering que irá tratar do Coffee Break no meio das sessões; o Formador que irá planear e leccionar o curso e o Responsável pela Formação que irá Coordenar a execução desse curso.

Existem também datas definidas e prazos estipulados para a realização do curso, a emissão de facturas, prazo de pagamento, etc., e documentação a ser elaborada como os planos de sessão para cada aula, as apresentações, os manuais, etc.

Há que criar um NoteBook e estruturar os separadores no OneNote de uma forma que seja fácil identificar as acções para qualquer utilizador, por exemplo:

Associar informação sobre o projecto - Todas as pessoas que irão colaborar nesse projecto, sempre que tiverem uma ideia, receberem e enviarem um e-mail, agendarem uma reunião ou uma tarefa, emitirem facturas, preparem documentação ou apresentações deverão associar a esse projecto no OneNote. Assim, em qualquer altura do dia, de qualquer lugar, qualquer pessoa envolvida nesse projecto poderá consultar, acrescentar, validar as informações lá colocadas.

Exemplo de colocação de uma ideia:

Exemplo de associação de um e-mail (mas é semelhante adicionar um documento, apresentação, folha de cálculo, etc.)

Selecciona o link para o OneNote:

Depois selecciona o separador e a página onde quer guardar no seu Notebook:

Insira os ficheiros que são necessários:

Partilhe o NoteBook com que desejar, na rede ou na Web:

Coloque fotos, vídeos, músicas, mapas... o que necessitar para ajudar a planear, organizar e executar o seu projecto!

O OneNote não se esgota nos recursos que mencionei. Dei o exemplo de um curso, mas vem aí o verão, e o seu projecto poderá ser planear uma viagem com os seus amigos, com todos a contribuírem com ideias e sugestões. Planear também pode ser divertido e é o primeiro passo para realizar aquilo a que se propõe.

Para mais ideias e sugestões, assista a este vídeo: Como organizar as coisas no OneNote

Experimente usar o OneNote!