Maria do Céu Proiete

Ode à preguiça e tentativa de acertar no Euromilhões

Quem me conhece pessoalmente sabe que sou preguiçosa por natureza e detesto inserir dados ou fazer qualquer acção repetitiva. Acho que é por isso é que adoro trabalhar com aplicações, como por exemplo o Excel, e os ERPs, que me permitem minimizar ao máximo as tarefas repetitivas e a inserção de dados.

Quando tenho tarefas repetitivas - e se há profissões que têm muitas tarefas repetitivas, uma delas é a Contabilidade e Controlo Financeiro e de Gestão!!! - o que faço assim que identifico o padrão da repetição, é pensar muito bem uma única vez para entender o funcionamento dessa repetição e todas as suas variáveis, e criar um modelo lógico, a partir daí é "apenas" criar um ficheiro ou parametrizar o ERP, testar muito bem e colocar assim aplicação a trabalhar por mim e a fazer as tarefas "chatas" que eu não gosto.

Apesar de dizerem que a preguiça é um defeito, creio que é graças a ela que posso agradecer a minha evolução na carreira - mas também é porque é apenas uma preguiça braçal e não mental - leva-me a compreender melhor todos os processos (não é possível criar um modelo sem pensar sobre eles e entende-los), a poupar tempo e a minimizar erros.

A melhor maneira que vejo para explicar esta minha teoria é na prática, pegando num assunto genérico que agrade a uma grande maioria, e lembrei-me que gostaria muito de ganhar no Euromilhões e hoje é 6.ª Feira... Excêntrica já sou, não falta tudo!!!

Como não tenho dinheiro para fazer milhentas combinações matemáticas e apostar nelas, vou ter que confiar muito na sorte, e procurar jogar em números "quentes" (que estatisticamente saem mais vezes).

Pesquisei na internet por "ficheiro histórico resultado Euromilhões" e encontrei alguns uns ficheiros bons, mas não pude deixar de reparar quanto trabalho desnecessário de inserção de dados (em 299 linhas!!!) aquelas almas caridosas (*) tiveram, e quis contribuir com este artigo para ajudar a minimizar no futuro esse trabalho, aproveitando para dar umas dicas de Excel na prática. Faça o download do ficheiro com o histórico dos resultado do Euromilhões para acompanhar as comparações que irei fazer, como exemplo de potenciar o uso do Excel, sendo preguiçosa a inserir dados. (este ficheiro é apenas parte do ficheiro original, esse tem muitas outras análises bastante interessantes, mas que não poderia abordar num só artigo, que já adivinho que este irá ser logo, pois transformar-se-ia num livro de Excel).

Passo 1

Passo 2

Passo 3

Passo 4

Passo 5

Passo 6

Passo 7

Passo 8

Passo 9

NOTA MUITO IMPORTANTE: (*) Acredito que as "almas caridosas", conhecedoras que são de algoritmos sejam programadores e, por isso, são ainda mais "preguiçosos" que eu, e não inseriram nenhum destes dados à mão, e fizeram programação em VBA de forma a inserir automaticamente estes dados. Este exemplo não é para questionar o trabalho feito nesses ficheiros, que acho muito bom e sou muito agradecida, tanto que os uso, mas sim para aproveitar para exemplificar aos utilizadores de Excel, que apesar de não saberem programar, poderão fazer muita coisa para optimizar o seu trabalho e o seu tempo, desde que saibam usar a excelente ferramenta que é o Excel.

Como financeira que sou faço logo contas à vida, chego a uma conclusão: Se os gestores e RH fizessem as contas à produtividade, em vez de apenas calcularem o valor do salário, verificariam que para uma série de profissões, possuir conhecimentos avançados de Excel e outras aplicações, ou linguagens de programação, e usá-los, é uma maneira excelente de poupar dinheiro à empresa e trazer produtividade e competitividade.

Mais uma vez um exemplo prático para exemplificar ao que me refiro:

• Um funcionário A muito trabalhador, cheio de boa vontade, mas sem conhecimentos de Excel (usa-o mas apenas para imputar dados e ocasionalmente como se fosse uma calculadora para fazer as operações básicas) tem que fazer este ficheiro de Excel com o histórico dos resultado do Euromilhões, o chefe dele explica o objectivo, ele entende o que é pretendido, vai à página dos Jogos da Santa Casa e começa retirar os dados e a preencher o ficheiro usando em cada passo a forma de executar como exemplifico na linha "Como foi feito originalmente". Vai levar pelo menos 3 dias de trabalho a fazer o ficheiro e verificar os dados inseridos;
• Um funcionário B muito "preguiçoso", mas que gosta de estudar e aprender e tem excelentes conhecimentos de Excel (usa-o como folha de cálculo potentíssima que é) e o chefe dele pede-lhe exactamente para fazer o mesmo ficheiro de Excel com o histórico dos resultado do Euromilhões e ele, entende o que é pretendido, , vai à página dos Jogos da Santa Casa e começa retirar os dados com os resultados (Coluna D à L) e a preencher o ficheiro apenas com os dados estritamente necessários (passo 2) , mas todo os restante ficheiro é complementado usando em cada passo as funcionalidades como exemplifico na linha "Funcionalidades do Excel que sugiro usar", porque sabe que o seu chefe na semana seguinte vai pedir que actualize o ficheiro com os resultados do concurso e que terá que fazer isso todas as semanas, enquanto tiver naquela função, e por isso quer já poupar tempo e trabalho. Vai levar menos de 1 dia a fazer aquele ficheiro (já validado);
• O funcionário A ganha 750 €, o funcionário B ganha 1.500 €... é justo está diferença?
• Não não é justo!!... Mas na minha opinião é injusto para o funcionário B, que deveria ganhar 3 vezes mais que o funcionário A (ou não ganhar mais, mas poder trabalhar menos horas), porque a sua produção é muito maior, uma vez que faz em 8 horas de trabalho o que o outro faz em 24 horas. E a sua produção é muito melhor, porque tem menos probabilidade de erro e investe mais tempo a verificar do que a executar. Mesmo que ganhasse 3 vezes mais, ainda traria mais lucro para a empresa do que 3 funcionários do tipo A (que serão os "pedreiros" do futuro), lucros dificilmente quantificáveis, mas facilmente perceptíveis, pois a rapidez e qualidade gera oportunidades de negócio, não é o mesmo ficar pronto hoje ou daqui a dois dias, ou ser um trabalho verificado ou não, pois por dias de atraso e trabalho não testado perdem-se clientes, negócios, não se entregam declarações a tempo e pagam-se coimas... Já para não abordar o tempo que se gastaria a chefiar, dirigir e avaliar uma equipa 3 vezes maior.

Acredito que a nossa falta de produtividade se deve à não existência de grandes fossos entre salários dentro das mesmas profissões, dependendo o salário do verdadeiro conhecimento dos funcionários e exigindo certificações para provarem efectivamente os conhecimentos que têm sobre determinadas aplicações, ou linguagens de programação...
No entanto, por aqui, perde-se mais tempo a negociar um salário mais baixo 100 € e em reuniões, do que a avaliar a produtividade efectiva dos funcionários e a premiar o bom desempenho e a qualidade do trabalho, se não for com dinheiro, pelo menos dando-lhe mais tempo, para poder fazer outras coisas na valida para além de trabalhar.

E a frase deste século é "eu não tenho tempo!". Eu também já a gastei, mas a verdade é que enquanto estamos vivos e com saúde, todos nós temos as mesmas 24 horas por dia. São as nossas prioridades e a maneira de nos organizarmos dentro dessas 24 horas é que variam... Então agora estou a optar por usar uma frase que considero mais verdadeira "eu ainda não me consegui organizar de acordo com as minhas prioridades de vida!".

Recordando as sábias palavras de Fernando Pessoa, escritas há quase um século, mas ainda bastante actuais, o que me leva a questionar a nossa evolução enquanto povo:

"Um sistema não é uma cabeça. Um móvel não é gente. Todos os processos e aparelhos resultarão inúteis para as organizações dos indivíduos que os empregam não estiverem devidamente organizadas. E essas cabeças estarão organizadas, se estiver organizada, devidamente, a mesma parte do corpo do chefe que as dirige.

Assim como se podem escrever asneiras com uma máquina de escrever de último modelo, também se podem fazer disparates com os sistemas e aparelhos mais perfeitos.

Para ajudar a não fazê-lo sistemas, processos, móveis, máquinas, aparelhos, são como todas as coisas mecânicas e materiais, elementos puramente auxiliares.

O verdadeiro processo é pensar. A máquina fundamental é a inteligência."

Autor: Fernando Pessoa, em Mensagem (1926)

E com este pensamento para o fim-de-semana vos deixo, desejando que saia a alguém o Euromilhões desta semana, de preferência a mim, ou alguém da minha família, para poder ser uma verdadeira preguiçosa e me dedicar somente a pensar e filosofar, se possível num local que faça calor e com mar... E já agora com uma Caipirinha na mão!

Bom fim-de-semana, pensem muito e trabalhem pouco!